Umsatzsteuer-Verprobung in DATEV: Umsatzsteuerkonten monatlich gegen Voranmeldung abstimmen
Bei der Umsatzsteuer-Verprobung rechnen Sie aus den Erlösen und Erlösschmälerungen je Steuersatz die Umsatzsteuer nach und vergleichen sie mit den Umsatzsteuerkonten (SKR03 1771/1776, SKR04 3801/3806). Danach prüfen Sie, ob die Konten eines Zeitraums noch der abgegebenen Voranmeldung entsprechen und ob das Konto Umsatzsteuer-Vorauszahlungen (1780/3820) den Zahllasten entspricht.
Drei Prüfungen für die Umsatzsteuerkonten
Die Umsatzsteuerkonten werden in der Regel automatisch bebucht: Erlöskonten wie 8400 Erlöse 19 % USt sind im DATEV-Standardkontenrahmen als Automatikkonten gekennzeichnet und buchen die Umsatzsteuer mit. Gerade deshalb lohnt die Kontrolle. Sie besteht aus drei Prüfungen, die jeweils eine andere Fehlerart finden:
- Verprobung: Die Erlöse eines Monats je Steuersatz, abzüglich der Erlösschmälerungen, ergeben mit dem Steuersatz multipliziert die Umsatzsteuer auf den Umsatzsteuerkonten. Abweichungen zeigen Steuer ohne Erlös, Erlöse ohne die zum Konto gehörende Steuer, etwa nach Aufhebung der Automatik oder auf Erlöskonten ohne Automatik ohne Steuerschlüssel, und Steuerbuchungen von Hand. Ob ein Umsatz auf dem richtigen Erlöskonto steht, zeigt die Verprobung nicht; das zeigt nur die Belegprüfung.
- Konten gegen Voranmeldung: Die Werte eines abgegebenen Voranmeldungszeitraums ändern sich nach der Abgabe nicht mehr. Hat sich ein Konto für diesen Zeitraum doch verändert, wurde nachträglich in den Zeitraum gebucht.
- Vorauszahlungen gegen Zahllasten: Das Konto Umsatzsteuer-Vorauszahlungen enthält die Zahlungen ans Finanzamt. Sein Saldo muss den angemeldeten Vorauszahlungen der bereits fälligen Zeiträume des laufenden Jahres abzüglich Erstattungen entsprechen, sonst fehlt eine Zahlung oder steht auf einem anderen Konto.
Die beteiligten Konten im SKR03 und SKR04
| Konto laut DATEV-Kontenrahmen 2026 | SKR03 | SKR04 | Rolle in der Abstimmung |
|---|---|---|---|
| Erlöse 7 % USt | 8300 | 4300 | Bemessungsgrundlage 7 % |
| Erlöse 19 % USt | 8400 | 4400 | Bemessungsgrundlage 19 % |
| Gewährte Skonti 19 % USt | 8736 | 4736 | mindert die Bemessungsgrundlage 19 % |
| Umsatzsteuer 7 % | 1771 | 3801 | Ergebnis der Verprobung 7 % |
| Umsatzsteuer 19 % | 1776 | 3806 | Ergebnis der Verprobung 19 % |
| Abziehbare Vorsteuer 7 % / 19 % | 1571 / 1576 | 1401 / 1406 | gegen die Voranmeldung |
| Umsatzsteuer nicht fällig 19 % | 1766 | 3816 | bei Ist-Versteuerung: Steuer bis zur Zahlung |
| Umsatzsteuer-Vorauszahlungen | 1780 | 3820 | gegen die Zahllasten |
| Umsatzsteuer-Vorauszahlungen 1/11 | 1781 | 3830 | Sondervorauszahlung bei Dauerfristverlängerung |
| Umsatzsteuerverbindlichkeiten Vorjahr | 1790 | 3841 | Zahlungen für Zeiträume des Vorjahres |
Welche Erlöskonten und Steuerschlüssel ein Mandat verwendet, ergibt sich aus seinem Kontenplan; weitere Steuersätze, innergemeinschaftliche Umsätze oder Leistungen nach § 13b UStG erweitern die Verprobung um die zugehörigen Konten. Einzubeziehen sind alle Konten, die die Umsatzsteuerkonten bebuchen, neben den Erlöskonten etwa auch Anlagenverkäufe, unentgeltliche Wertabgaben und erhaltene Anzahlungen; sonst entsteht eine Differenz, ohne dass ein Fehler vorliegt. Zahlungen für Zeiträume des Vorjahres, etwa die Voranmeldung Dezember, gehören in der Regel auf 1790 (SKR04 3841) und nicht auf 1780. Wie die Ist-Versteuerung mit 1766 abläuft, beschreibt der Beitrag Teilzahlung und Skonto in DATEV buchen.
Voranmeldungszeitraum und Termine
- Zeitraum: Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr. Betrug die Steuer des Vorjahres mehr als 9.000 €, ist es der Kalendermonat; bei nicht mehr als 2.000 € kann das Finanzamt von der Abgabe befreien (§ 18 Abs. 2 UStG). Ergab sich im Vorjahr ein Überschuss zugunsten des Unternehmers von mehr als 9.000 €, kann er den Kalendermonat wählen und gibt dafür bis zum 10. Februar die Voranmeldung für Januar ab (§ 18 Abs. 2a UStG).
- Abgabe und Zahlung: Die Voranmeldung ist bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Zeitraums zu übermitteln; die Vorauszahlung ist am selben Tag fällig (§ 18 Abs. 1 UStG). Fällt der Tag auf einen Sonnabend, Sonntag oder Feiertag, endet die Frist mit dem nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO).
- Dauerfristverlängerung: Auf Antrag verlängern sich die Fristen um einen Monat (§ 46 UStDV). Monatszahler entrichten dafür eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres (§ 47 UStDV).
Für die Abstimmung heißt das: Zum Abstimmtermin eines Monats ist dessen Voranmeldung oft noch nicht abgegeben. Die Verprobung läuft für den abgelaufenen Monat, der Abgleich der Konten mit der Voranmeldung für den Vormonat.
Rechenbeispiel: Verprobung Oktober, Abgleich September
Das Mandat Werkstatt Ruhr GmbH bucht im SKR03, gibt die Voranmeldung monatlich ohne Dauerfristverlängerung ab und hat für September 2026 am 09.10.2026 angemeldet: Umsatzsteuer 7.841,23 €, Vorsteuer 4.429,15 €, Zahllast 3.412,08 €. Weil der 10.10.2026 ein Sonnabend ist, wurde die Zahllast am 12.10.2026 abgebucht.
Verprobung Oktober
| Position Oktober 2026 | Betrag |
|---|---|
| 8400 Erlöse 19 % USt, netto | 36.339,95 € |
| abzüglich 8736 Gewährte Skonti 19 % USt, netto | −346,77 € |
| Bemessungsgrundlage 19 % | 35.993,18 € |
| Umsatzsteuer 19 % darauf | 6.838,70 € |
| 1776 im Haben aus den Erlösen 8400 | 6.904,59 € |
| 1776 im Soll aus den Skonti 8736 | −65,89 € |
| Saldo der Oktober-Bewegungen auf 1776 (Haben) | 6.838,70 € |
| 8300 Erlöse 7 % USt, netto | 1.240,00 € |
| Umsatzsteuer 7 % darauf | 86,80 € |
| Saldo der Oktober-Bewegungen auf 1771 (Haben) | 86,80 € |
Die Verprobung geht auf. Die Skonti wurden brutto über das Automatikkonto 8736 gebucht, 412,66 € mit 65,89 € Umsatzsteuer; deshalb mindern sie Bemessungsgrundlage und Steuer. Weil die Umsatzsteuer je Buchung gerundet wird, kann eine Verprobung um wenige Cent abweichen; größere Differenzen haben eine Ursache.
Abgleich September
Zum Stand 31.10.2026 zeigen die Konten für September Umsatzsteuer 7.841,23 € wie angemeldet, aber Vorsteuer 4.548,15 € statt 4.429,15 €. Die Differenz beträgt 119,00 €. Ursache ist eine Eingangsrechnung der Kessler Holzbau KG, RE 2026-131 vom 29.09.2026 über 745,32 € brutto, die am 22.10.2026 mit Belegdatum im September erfasst wurde, also nach Abgabe der Voranmeldung.
Umsatz 745,32 H · Konto 70231 · Gegenkonto 3400 · Belegfeld 1 RE 2026-131 · Belegdatum 29.09.2026
// daraus 626,32 Wareneingang und 119,00 Vorsteuer auf 1576 im September
// Kontrolle: 4.548,15 − 4.429,15 = 119,00 = Vorsteuer aus RE 2026-131
Der Befund kommt mit Rückfrage auf die Klärliste. In welchem Zeitraum die Vorsteuer abgezogen wird, hängt unter anderem davon ab, wann die Rechnung vorlag: Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Ob die Buchung im September bleibt und eine berichtigte Voranmeldung folgt oder ob sie in den Zeitraum des Rechnungseingangs gehört, entscheidet die Kanzlei.
Vorauszahlungen gegen Zahllasten
Das Konto 1780 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen weist zum 31.10.2026 einen Soll-Saldo von 31.877,45 € aus. Die Summe der angemeldeten Zahllasten Januar bis September beträgt ebenfalls 31.877,45 €, Erstattungen gab es keine, und jede Zahlung findet sich auf dem Bankkonto. Die dritte Prüfung ist erfüllt.
Typische Differenzen und ihre Ursache
| Befund | Häufige Ursache | Prüfung |
|---|---|---|
| Umsatzsteuer niedriger als verprobt | Erlös mit Aufhebung der Automatik oder auf einem Erlöskonto ohne Automatik ohne Steuerschlüssel gebucht | Erlöskonten ohne Automatik im Monat, Steuerschlüssel der Buchungen |
| Umsatzsteuer höher als verprobt | Steuer ohne zugehörigen Erlös, etwa manuell gebucht; Skonto oder Erlösschmälerung ohne Steuerkorrektur | Buchungen direkt auf den Umsatzsteuerkonten |
| Konto weicht von abgegebener Voranmeldung ab | Nachbuchung mit Belegdatum im abgegebenen Zeitraum | Buchungen des Zeitraums mit Erfassungsdatum nach der Abgabe |
| Erlös auf dem Konto eines falschen Steuersatzes | zum Beispiel eine 19-%-Leistung auf 8300 Erlöse 7 % USt; die Verprobung stimmt trotzdem | Belegprüfung der Erlöse, nicht durch Verprobung erkennbar |
| 1780 höher als die Summe der Zahllasten | Zahlung doppelt gebucht, Säumniszuschlag oder andere Steuer auf 1780 | Steuerkontoauszug des Finanzamts gegen das Kontoblatt |
| 1780 niedriger als die Summe der Zahllasten | Zahlung fehlt, steht auf einem anderen Konto oder wurde vom Finanzamt mit einer Erstattung verrechnet | Steuerkontoauszug, Umbuchungsmitteilungen des Finanzamts |
| Verprobung bei Ist-Versteuerung passt nicht | Steuer bleibt nach Zahlung auf 1766 stehen oder wird ohne Zahlung umgebucht | 1766 gegen offene Ausgangsrechnungen |
Monatliche Routine für die Umsatzsteuerkonten
- Bankkonto abgestimmt: Alle Zahlungen des Monats sind gebucht, auch die Abbuchung des Finanzamts.
- Verprobung des abgelaufenen Monats: Erlöse je Steuersatz abzüglich Erlösschmälerungen mal Steuersatz gleich Bewegung der Umsatzsteuerkonten; Differenzen über wenige Cent klären.
- Abgleich des zuletzt angemeldeten Zeitraums: Umsatzsteuer und Vorsteuer laut Konten gleich Voranmeldung; Nachbuchungen auf die Klärliste.
- Vorauszahlungen: Saldo 1780 (SKR04 3820) gleich Summe der Zahllasten, bei Dauerfristverlängerung 1781 (SKR04 3830) gleich Sondervorauszahlung.
- Dokumentieren: Ergebnis je Konto im Saldennachweis, offene Fragen mit Rückfrage auf der Klärliste.
Die Umsatzsteuerkonten sind ein Teil der Kontenabstimmung zum Monatsende. Abstimmwerk übernimmt für Steuerkanzleien als Dienstleister nach § 62a StBerG die monatliche Kontenabstimmung in DATEV, einschließlich Verprobung und Abgleich der Umsatzsteuerkonten mit der abgegebenen Voranmeldung. Die Voranmeldung selbst erstellt und übermittelt weiterhin die Kanzlei.
Quellen und Stand
Stand: 12.11.2026. Alle Quellen abgerufen am 12.11.2026. Kontonummern, Bezeichnungen und Automatikkennzeichen laut DATEV-Standardkontenrahmen SKR03 (Art.-Nr. 11174) und SKR04 (Art.-Nr. 11175), Stand 01.01.2026. Die drei Prüfungen und die Routine beschreiben übliche Praxis und stammen nicht aus DATEV-Quellen. Steuerliche Einzelfragen, etwa zum Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs, stimmen Sie mit der zuständigen Steuerberatung ab.
- § 18 UStG: Besteuerungsverfahren
- § 15 UStG: Vorsteuerabzug
- § 46 UStDV: Fristverlängerung
- § 47 UStDV: Sondervorauszahlung
- § 108 AO: Fristen und Termine
- DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 0907817: DATEV-Kontenrahmen 2026
Häufige Fragen
Was ist eine Umsatzsteuer-Verprobung?
Eine Kontrollrechnung: Sie multiplizieren die Erlöse eines Zeitraums je Steuersatz, abzüglich der Erlösschmälerungen wie Skonti, mit dem Steuersatz und vergleichen das Ergebnis mit der Bewegung der Umsatzsteuerkonten. Stimmen beide bis auf Rundungscent überein, passt die gebuchte Steuer rechnerisch zu den Steuersätzen der Erlöskonten. Ob ein Umsatz auf dem richtigen Erlöskonto steht, zeigt die Verprobung nicht; das zeigt nur die Belegprüfung.
Warum weichen die Umsatzsteuerkonten von der abgegebenen Voranmeldung ab?
Meist wurde nach der Abgabe noch in den Zeitraum gebucht, etwa eine verspätet erfasste Eingangsrechnung mit Belegdatum im angemeldeten Monat. Prüfen Sie die Buchungen des Zeitraums, die nach dem Abgabetag erfasst wurden. Ob eine berichtigte Voranmeldung folgt oder die Buchung in einen anderen Zeitraum gehört, entscheidet die Kanzlei.
Was muss auf dem Konto 1780 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen stehen?
Die Zahlungen auf die angemeldeten Vorauszahlungen des laufenden Jahres abzüglich Erstattungen. Der Saldo entspricht deshalb den Vorauszahlungen der bereits fälligen Zeiträume des Jahres. Im SKR04 ist es das Konto 3820. Die Sondervorauszahlung steht getrennt auf 1781 (SKR04 3830), Zahlungen für Vorjahreszeiträume in der Regel auf 1790 (SKR04 3841).
Wann wird bei monatlicher Abstimmung gegen die Voranmeldung geprüft?
Für den Zeitraum, dessen Voranmeldung bereits abgegeben ist. Weil die Voranmeldung erst bis zum zehnten Tag des Folgemonats übermittelt wird, bei Dauerfristverlängerung einen Monat später, liegt sie zum Abstimmtermin des laufenden Monats oft noch nicht vor. Dann folgt die Verprobung des laufenden Monats und der Abgleich des Vormonats.
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