Vorsysteme für DATEV: von der Erlösliste zum geprüften Buchungsstapel.
Wo Rechnungen aus einem Fachsystem kommen und Zahlungen als Sammelavis eingehen, reichen Excel-Listen und Handbuchungen nicht mehr. Wir bauen Vorsysteme, die Erlöse, Avise, Bankeingänge und offene Posten zusammenführen und als geprüften DATEV-Buchungsstapel ausgeben: protokolliert, nachvollziehbar, ohne stille Korrekturen.
Angebot nach Sichtung von Beispielexporten. Läuft lokal beim Anwender, DATEV bleibt führend.
- Summen gegen QuelleErlösliste, 1.284 Positionen0,00 €geprüft
- Doppelbuchungsschutzgegen das Register, monatsübergreifend0keine Dublette
- DebitorenKundennummer, dann DATEV-Debitorenstamm1.284aufgelöst
- PeriodensperreOktober abgeschlossen, Stapel Novemberfreigeprüft
- PlausibilitätLeistungszeitraum unplausibel, gebucht nach Rechnungsdatum1Hinweis
- Datei und KopfzeileEXTF 700 · Formatversion 13 · Festschreibung 0CP 1252geprüft
Wenn DATEV die Daten nicht direkt bekommt.
Typisch ohne Vorsystem: Erlöse, Zahlungen und Avise laufen über Excel-Listen, Handbuchungen und einzelne Makros. Doppelbuchungen fallen erst in der Kontenabstimmung auf, das Verrechnungskonto für Bankeingänge läuft voll, gescannte Avise werden abgetippt.
- Viele Belege auf der Debitorenseite Rechnungen in Hunderten oder Tausenden je Monat
- Rechnungen aus einem Fachsystem das keine Schnittstelle zu DATEV hat oder nur Listen liefert
- Sammelzahlungen mit Avis ein Bankeingang, viele Rechnungen – das Avis sagt, welche
- Mehrere Gesellschaften nach denselben Regeln gebucht, jede mit eigenem Mandanten in DATEV
Was ein Vorsystem darf – und was nicht.
Die Regeln stehen nicht nur in der Dokumentation, sie sind im Code erzwungen: durch Tests, Sperren und Prüfungen im Entwicklungsablauf.
DATEV ist führend.
Das Vorsystem ist kein zweites Hauptbuch. Was in DATEV steht, gilt: Kontoblätter, OPOS-Listen und eingespielte Stapel liest es zurück, damit beide Seiten denselben Stand kennen.
Nichts wird still korrigiert.
Fehlerhafte Quelldaten – falscher Leistungszeitraum, unbekannter Kunde, Debitor im falschen Nummernkreis – erzeugen einen Hinweis mit Rechnungsnummer und Handlungsanweisung. Umbuchungen und Zuordnungen sind Vorschläge, die jemand bestätigt.
Zahlen kommen aus getestetem Code.
Jede Summe, jede Rundung und jeder Abgleich ist fest programmiert und durch Tests abgesichert. Gerundet wird kaufmännisch: ab 5 wird betragsmäßig aufgerundet – nicht auf die gerade Ziffer wie beim Banker’s Rounding.
Historie wird ergänzt, nie überschrieben.
Exporte werden storniert statt gelöscht, Protokolle nur fortgeschrieben, abgeschlossene Perioden gesperrt.
Vertraulichkeit vor Komfort.
Das Vorsystem läuft lokal: ohne Cloud, ohne externe Aufrufe zur Laufzeit, ohne Code-Hosting bei Dritten. Den Rechner verlassen nur Ergebnisdateien, die der Anwender selbst weitergibt – Buchungsstapel, Excel-Mappen, Protokolle.
Jeder Arbeitsbereich, ein Arbeitsmonat.
Alle Module in einer Oberfläche, mit gemeinsamem Arbeitsmonat in der Kopfleiste. Was Ihr Fall nicht braucht, bleibt weg.
| Modul | Eingang | Ergebnis |
|---|---|---|
| Übersicht | Datenstand aller Module | Status je Gesellschaft, offene Aufgaben, Kennzahlen |
| Erlöse | Erlösliste aus dem Fachsystem, als CSV oder Excel – so, wie sie kommt | DATEV-Stapel Debitor an Erlöskonto, mit Stornos und Nachzüglern |
| Zahlungsavise | Avisdaten als Datei (CSV oder Excel), Kontoblatt des Bank-Verrechnungskontos | Ausgleichsstapel je Bankzahlung, Klärfälle |
| PDF-Avise | gescannte oder digitale Avise | erkannte Positionen mit lokaler Texterkennung, direkt in den Ausgleichsstapel übernehmbar |
| OPOS-Abstimmung | OPOS-Liste aus DATEV | Abstimmung je Kunde, Umbuchungsvorschläge, Excel-Mappe |
| Register | alle Exporte und alle in DATEV eingespielten Stapel | Doppelbuchungsschutz je Rechnung, Zahlung und Umbuchung |
| Stammdaten | Kunden, Leistungen, Debitorenstamm, Regeln je Gesellschaft | Regeln ohne Codeänderung pflegbar, jede Änderung mit Alt- und Neuwert im Audit-Trail |
| Protokoll und Monatsabschluss | alle Vorgänge | Export-Historie, Audit-Trail, Datenexport für die Außenprüfung, Periodensperre, Ampeln je Monat |
| Datei-Ablage | jeder Export, jede Eingangsdatei | Ablage je Gesellschaft und Monat; Eingangsdateien werden erst archiviert, wenn ihre SHA-256-Prüfsumme mit der verarbeiteten Datei übereinstimmt |
Wie die Module arbeiten.
Von der Erlösliste zum Stapel
- Datei als CSV oder Excel, so wie das Fachsystem sie liefert
- Debitor in drei Stufen: Kundennummer im Fachsystem, dann Namensabgleich gegen den DATEV-Debitorenstamm (nur eindeutige Treffer), dann wahlweise ein Sammeldebitor – sonst ein Fehler mit Schnellkorrektur
- Debitorennummernkreise je Geschäftsbereich: Ein Debitor aus einem Bereich, den die Gesellschaft nicht führt, wird gesperrt
- Storno: jede Position wird gegengebucht, Buchungstext „Storno“, Rechnung und Storno als zwei Registerschlüssel
- Nachzügler aus Vormonaten werden mitgenommen und behalten ihr Rechnungsdatum als Belegdatum
- Unplausible Leistungszeiträume: Hinweis mit Rechnungsnummer und Mailvorlage an die Fakturierung, gebucht wird nach Rechnungsdatum
- Debitoren ohne DATEV-Eintrag: eigene Liste zum Kopieren für die Neuanlage
Sammelzahlungen vollständig zuordnen
- Alles oder nichts je Bankzahlung: gebucht wird nur vollständig, damit auf dem Verrechnungskonto kein Rest stehen bleibt
- Bankabgleich in zwei Stufen: zuerst die Avisnummer im Belegfeld der Bankbuchung, dann der Betrag gegen alle freien Eingänge in einem begrenzten Zeitfenster – nur als eindeutiges Paar. Mehrdeutiges wird Klärfall, nie Zwangszuordnung
- Der Ausgleichsstapel nimmt die Belegnummer des zugeordneten Bankeingangs mit. Ist am Verrechnungskonto die OPOS-Funktion mit „Automatischer Ausgleich im Buchen“ und passendem Auszifferkriterium eingerichtet, gleichen sich Eingang und Avis-Buchungen in der Regel aus, sobald ihr Saldo 0,00 € beträgt
- Fehlende Rechnungen im Avis: auf Anforderung eine Restzeile als offener Posten am passenden Debitor – nur wenn mehr als die Hälfte der Positionen zuordenbar ist und kein Altbestand doppelt gebucht würde
- Neu gestellte Rechnungen: wurde eine Rechnung storniert und unter neuer Nummer gestellt, schlägt das Vorsystem die offene Altrechnung mit centgleichem Betrag vor – jede höchstens einmal, nur nach Bestätigung
- Export nur mit einem aktuellen Kontoblatt, höchstens zwei Wochen alt
Gescannte Avise lesen statt abtippen
- Textebene der PDF-Datei oder lokale Texterkennung, ohne Cloud-Dienst
- Zahlbetrag gegen die Summe der Positionen bestätigt; Zwischensummen je Seite werden erkannt und übergangen
- Mehrspaltige Layouts über die Spaltenposition aufgelöst
- Ausdrücklich benannte Rechnungsnummern schlagen jede Heuristik; Belegnummern des Kunden landen nie in Belegfeld 1
- Zahldatum aus der Wertstellung, nicht aus dem Druckdatum; Gegenprobe mit der Anzahl der Belege laut PDF
- Der Kunde wird auch erkannt, wenn er sich im Avis nicht nennt: über Betragsprofil und Buchungstext der Bank
- Direkt in den Ausgleichsstapel übernehmbar, Rücknahme je Zeile
Mehrere Durchläufe je Kunde
- Von einfach zu komplex: Verrechnung von Rechnung und Gutschrift, 1:1-Ausgleich, Sammel- und Teilzahlungen, Teilmengen-Suche über Beträge
- Der letzte Durchlauf verrechnet über mehrere Debitorenkonten desselben Kunden – Rechnungssplit, Saldenverrechnung –, jeweils mit Konfidenz „sicher“ oder „wahrscheinlich“
- Ergebnis ist ein Umbuchungsstapel Debitor an Debitor, nie eine automatische Buchung
- Klärfälle nach Typ: Minderzahlung, Bagatelle, unbezahlt
- Excel-Mappe je Kunde, getrennt nach Bestand laut DATEV und Klärbestand
- Manuelle Zuordnung in der Abstimmansicht nur bei Differenz null
Der Doppelbuchungsschutz
- Jede exportierte Rechnung, jede Avis-Zahlung und jede Umbuchung bekommt einen Registerschlüssel
- In DATEV eingespielte Stapel werden per Upload zurückgelesen – auch fremd erzeugte Korrekturstapel –, damit auch Buchungen von außerhalb bekannt sind
- Monatsübergreifend: dieselbe Rechnungsnummer unter einem anderen Monat ist eine Dublette
- Storno und Neubuchung derselben Nummer werden richtig gegeneinander gezählt
- Ein stornierter Export gibt das Register wieder frei – nicht für Stapel mit Einspielnachweis
Ampeln und Periodensperre
- Export-Historie: jeder Stapel mit Inhalt, SHA-256-Prüfsumme, Ersteller und Vermerk „in DATEV eingespielt am“
- Audit-Trail, der nur fortgeschrieben wird: Exporte, Register, Stammdaten, Anmeldungen, Wartung
- Datenexport in einem maschinell auswertbaren Format für die Datenübertragung an die Außenprüfung (§ 147 Abs. 6 Satz 1 Nr. 3 AO); die Vorgaben der Finanzbehörde sind im Einzelfall abzustimmen
- Periodensperre: kein Stapel in eine abgeschlossene Periode; Öffnen nur mit Begründung
- Ampeln je Gesellschaft und Monat, unter anderem: alle Stapel exportiert und in DATEV eingespielt, Bank-Verrechnungskonto aktuell und leer, OPOS-Liste aktuell, Eingangsordner leer, in DATEV festgeschrieben
- Monat schließen nur bei Grün – oder mit begründeter Ausnahme
Ein Stapel nach der DATEV-Formatbeschreibung – geprüft, bevor er Ihren Bestand erreicht.
Jeder Stapel geht im DATEV-Format hinaus. Die Formatregeln stehen ausführlich im Beitrag DATEV-Buchungsstapel importieren; prüfen können Sie einen Stapel kostenlos mit dem EXTF-Prüfer.
| Merkmal | Umsetzung |
|---|---|
| Format | DATEV-Format (EXTF), Versionsnummer 700, Formatversion 13 für den Buchungsstapel, 125 Spalten je Buchungszeile |
| Import | in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen (zum Beispiel Kanzlei-Rechnungswesen) über Bestand | Importieren | Stapelverarbeitung |
| Zeichensatz | Codepage 1252 – laut DATEV der Standard-Zeichensatz für den Import |
| Belegdatum | bleibt das Rechnungs- oder Bankdatum. Stapel, die über das Wirtschaftsjahr hinausreichen, lehnt das Vorsystem ab |
| Beträge | immer positiv, die Richtung steuert das Soll-/Haben-Kennzeichen |
| Festschreibung | Festschreibekennzeichen immer 0, also keine Festschreibung beim Import. Festgeschrieben wird in DATEV – von der Kanzlei oder dem Unternehmen, das selbst in DATEV bucht |
| Berater, Mandant, Kostenstelle | Berater- und Mandantennummer je Gesellschaft gepflegt, Kostenstelle je Gesellschaft automatisch |
| Prüfung vor Übergabe | Summen gegen die Quelle, Duplikatscheck gegen das Register, Struktur der Debitoren, Periodensperre |
| Rücklauf | eingespielte Stapel, Kontoblätter und OPOS-Listen aus DATEV werden per Upload zurückgelesen; ein automatischer Einspielstatus ist als Erweiterung möglich |
DATEV ist eine Marke der DATEV eG. Abstimmwerk steht mit der DATEV eG in keiner Verbindung; die Angaben folgen der öffentlichen Formatbeschreibung.
Buchhaltungssoftware, die falsch rechnet, ist schlimmer als keine.
Deshalb hat jede Änderung eine Pflichtprüfung, die sich nicht überspringen lässt.
- Pflichtlauf vor jeder Änderung alle automatisierten Tests laufen vollständig; ohne grünen Lauf auf genau diesem Stand wird keine Codeänderung übernommen
- Referenzexporte fachlich abgenommene Exporte als Maßstab (Golden Master): Weicht ein Export auch nur um ein Zeichen ab, schlägt der Test an. Die Referenz wird nie repariert, nur nach fachlicher Abnahme neu eingefroren
- Fixpunkt des Datenstands vor jedem Ausbau ein Vergleich gegen eine eingefrorene Momentaufnahme – neue Funktionen dürfen bestehende Werte nicht verändern
- Kalibrierung vor dem Scharfschalten jede neue Sperre oder Zuordnungsregel wird zuerst an einer Kopie des Datenbestands gemessen, mit Verteilung vorher und nachher und centgenauen Erwartungswerten
- Getrennte Testkopie Prüfläufe nur gegen eine Kopie der Datenbank, nie gegen den laufenden Bestand
- Prüfung jeder Buchungsdatei jede erzeugte Datei wird mechanisch geprüft: Summen, Felder, Kennzeichen, Dubletten
- Kurztest aller Auswertungen jede Auswertung wird für alle Gesellschaften gegen eine Kopie aufgerufen
Woran Sie die Sorgfalt erkennen
Eine weitere Gesellschaft bekommt alle Prüfungen ohne Codeänderung: Nummernkreise, Sonderkonten und Regeln stehen im Stammsatz, nicht im Code.
Lokal gebaut, serverfähig angelegt.
Die Architektur ist für den Serverbetrieb vorbereitet, läuft aber bewusst lokal: Finanzdaten bleiben auf dem Rechner des Anwenders.
| Ebene | Umsetzung |
|---|---|
| Anwendung | Python im Hintergrund, Oberfläche im Browser – beim Anwender ist keine Entwicklungsumgebung nötig |
| Datenhaltung | lokale Datenbank, migrierbar auf einen Datenbankserver |
| Datenverarbeitung | echte .xlsx-Dateien ohne Fremdprogramm, PDF-Auswertung und Texterkennung lokal |
| Netzwerk | der Server ist nur auf dem eigenen Rechner erreichbar (127.0.0.1); keine externen Aufrufe zur Laufzeit |
| Anmeldung | Benutzer mit Rollen, Passwörter nur als Hash gespeichert, zeitlich begrenzte Sitzungen, Sperre nach Fehlversuchen |
| Nachweisbarkeit | Benutzer werden nicht gelöscht, damit gebuchte Namen nachweisbar bleiben; automatische Läufe laufen unter eigenem Benutzer |
| Versionierung und Sicherung | Code in einer lokalen Versionsverwaltung ohne Fremd-Hosting; Datenbanksicherung über die Backup-Schnittstelle der Datenbank, mit Rotation |
| Wartung | nur über getestete Wartungsschritte, jeweils mit Eintrag im Audit-Trail – nie direkte Eingriffe in den laufenden Bestand |
| Dokumentation | versionierte Verfahrensdokumentation des Vorsystems, Fachreferenz, Entscheidungsregister mit Datum und Quelle |
Wo keine Software installiert werden soll: Excel und Browser.
Neben dem Vorsystem sind eigenständige Werkzeuge entstanden, jedes in einem eigenen Projekt gepflegt. Sie laufen ohne Installation und folgen denselben Regeln: lokal, nachvollziehbar, Zahlen aus getestetem Code.
| Werkzeug | Zweck | Besonderheit |
|---|---|---|
| Lohn-Status | Stand der monatlichen Lohnabrechnung je Gesellschaft und Schritt: Abrechnung, Freigaben, Zahlungen, Buchung | eine HTML-Datei, läuft ohne Installation im Browser; mehrere Benutzer über eine gemeinsame Ablage, Abzeichnen mit Datum und Kürzel, Vier-Augen-Prüfung, Korrekturen als protokolliertes Ereignis |
| Lohn-Status als Excel-Mappe | dieselbe Logik als Mappe mit Makros | Fortschritt je Gesellschaft; der Zahlungsweg steuert, wer freigeben muss |
| Lohnabstimmung | Lohnjournal aus dem Lohnprogramm gegen die Buchungen in DATEV | Abgleich je Sachkonto der Lohnbuchung |
| Zahlungsavis-Werkzeug | Avisverarbeitung dort, wo kein Vorsystem läuft | eigenständige Fassung des Avis-Moduls |
| Prüfskripte für Buchungsstapel | mechanische Prüfung beliebiger DATEV-Stapel, ASCII oder EXTF | Summen centgenau gegen den Erwartungswert, Duplikatscheck, Festschreibekennzeichen, kaufmännische Rundung |
| Excel in zwei Stufen | Bauplan für Excel-Werkzeuge: erzeugte .xlsx mit echten Formeln plus VBA-Modul für Import und Export | Export als CSV mit Semikolon, Komma als Dezimaltrennzeichen und Codepage 1252 |
Drei Bausteine kostenlos im Browser.
Dieselben Aufgaben im Kleinen – ohne Anmeldung, ohne dass Daten Ihren Browser verlassen.
Avis-Assistent
Ein Zahlungsavis einfügen, die Summe gegen den Zahlbetrag prüfen und einen EXTF-Stapel mit Belegfeld 1, Skonto und Gutschriften herunterladen.
Avis-Assistent öffnenSammelzahlungs-Finder
Welche offenen Posten ergeben centgenau den Zahlbetrag? Eine Teilmengen-Suche nach demselben Prinzip wie in der OPOS-Abstimmung.
Finder öffnenEXTF-Prüfer
Kopfzeile, Felder und Beträge eines DATEV-Buchungsstapels vor dem Import prüfen – mechanisch, nach demselben Prinzip wie unsere Prüfskripte.
Prüfer öffnenWas wir auf Wunsch dazubauen.
Was davon für Ihren Fall zählt, klären wir im Gespräch.
- DATEV-Rücklauf automatisch
Einspielstatus je Stapel aus OPOS-Liste und Kontoblatt; Saldenabgleich nach Upload der Summen- und Saldenliste, mit erklärten Posten. - Klärfälle mit Zuständigkeit
jeder Klärfall mit Verantwortlichem und Status, der Monatsabschluss als Checkliste. - Mehrere Gesellschaften
Salden zwischen den Gesellschaften abstimmen, Summen- und Saldenlisten einlesen, Checkliste je Gesellschaft. - Serverbetrieb
Betrieb auf einem Unternehmensserver mit mehreren Anwendern und Datenbankserver.
Vorsysteme für DATEV – häufige Fragen.
Kein Vorsystem nötig, aber die Konten sollen jeden Monat stimmen? Kontenabstimmung jeden Monat oder einmal aufräumen mit Mandat optimieren.
Ersetzt das Vorsystem DATEV?
Nein. DATEV bleibt führend: Das Vorsystem bereitet Buchungen vor und gibt sie als Buchungsstapel im DATEV-Format aus. Importiert und festgeschrieben wird in DATEV – von der Kanzlei oder dem Unternehmen, das selbst in DATEV bucht. Kontoblätter, OPOS-Listen und eingespielte Stapel liest das Vorsystem zurück, damit beide Seiten denselben Stand kennen.
Wo liegen die Daten?
Beim Anwender. Der Server des Vorsystems ist nur auf dem eigenen Rechner erreichbar (127.0.0.1) und ruft zur Laufzeit keine externen Dienste auf; auch die Texterkennung läuft lokal. Den Rechner verlassen nur Ergebnisdateien, die der Anwender selbst weitergibt: Buchungsstapel, Excel-Mappen, Protokolle.
Bucht das Vorsystem selbstständig um?
Nein. Umbuchungen, Zuordnungen und Ergänzungen sind Vorschläge, die jemand bestätigt. Fehlerhafte Quelldaten werden nicht still korrigiert, sondern mit Rechnungsnummer und Handlungsanweisung gemeldet. Konten, Steuerschlüssel und Kontierungsregeln legt die Kanzlei fest; Abstimmwerk erbringt keine Steuerberatung.
Für welche Mandate lohnt sich ein Vorsystem?
Wenn auf der Debitorenseite viele Belege anfallen, die Rechnungen aus einem Fachsystem kommen, das DATEV nicht direkt beliefert, Zahlungen als Sammelüberweisung mit Avis eingehen und mehrere Gesellschaften nach denselben Regeln gebucht werden. Für einzelne Avise und Sammelzahlungen reichen oft unsere kostenlosen Tools.
Was tut das Vorsystem für die GoBD?
Es liefert typische Bausteine für ein Vorsystem: ein Protokoll, das nur fortgeschrieben wird, Storno statt Löschen, eine Prüfsumme je Export, die Periodensperre, den Datenexport für die Außenprüfung sowie eine Verfahrensdokumentation des Vorsystems als Grundlage für die Verfahrensdokumentation des Unternehmens. Ob das Verfahren insgesamt den GoBD genügt, hängt vom Zusammenspiel ab – auch von DATEV, der Kanzlei und den Abläufen im Unternehmen.
Was kostet ein Vorsystem?
Das hängt von den Quellsystemen, der Zahl der Gesellschaften und den Modulen ab. Nach einem Gespräch und der Sichtung von zwei, drei Beispielexporten erhalten Sie ein schriftliches Angebot. Für die Sichtung genügen Dateien mit erfundenen oder geschwärzten Namen.
Ihr Fachsystem liefert Listen.
DATEV bekommt einen geprüften Stapel.
Schicken Sie uns zwei, drei Beispielexporte mit erfundenen oder geschwärzten Namen. Wir sagen Ihnen, welche Module passen, und schicken ein schriftliches Angebot.
Erst eine Frage klären? Schreiben Sie an info@abstimmwerk.de – Antwort innerhalb eines Werktags.