Sammelzahlung in DATEV auflösen und ausziffern

Was heißt „Sammelzahlung auflösen“ in DATEV?

Der Begriff wird für zwei verschiedene Aufgaben verwendet, und die DATEV-Hilfe behandelt sie in getrennten Dokumenten:

In allen drei Fällen ist das Ziel dasselbe: Aus einem Kontoumsatz werden so viele Buchungen, dass jeder betroffene offene Posten einzeln ausgeglichen wird und die Summe der Buchungen dem Kontoumsatz entspricht.

Aufteilung je Belegfeld 1: durchgerechnetes Beispiel

Grundlage des Ausgleichs ist die Rechnungsnummer im Belegfeld 1. Die DATEV-Formatbeschreibung nennt das Feld den „Schlüssel“ für den Ausgleich offener Rechnungen; das Hilfe-Center setzt für die OPOS-Suche Rechnungen mit einer Rechnungsnummer ungleich 0 im Belegfeld 1 voraus. Für eine Sammelzahlung folgt daraus: je bezahlter Rechnung eine Buchung mit demselben Personenkonto und derselben Rechnungsnummer wie die Rechnungsbuchung.

Beispiel: Die Nordlicht Medien GmbH (Debitor 10520) überweist am 06.11.2026 an das Mandat Atelier Weiß 6.412,35 €, Verwendungszweck „Rechnungen Oktober“. Offen sind fünf Posten:

Die Centbeträge führen zur Lösung. Der Zahlbetrag endet auf ,35. Das ist nur mit RE-2026-0731 (,85) und RE-2026-0725 (,50) zusammen erreichbar. Beide ergeben 4.270,35 €; es fehlen 2.142,00 €, und genau diesen Betrag trägt RE-2026-0712. Vereinfacht, SKR03, Sachkontenlänge 4:

Offen bleiben 1.071,00 € und 3.570,00 €, zusammen 4.641,00 €. Das entspricht 11.053,35 € abzüglich 6.412,35 €. Diese Gegenrechnung gehört zu jeder Aufteilung.

Der Weg im Programm

Das DATEV Hilfe-Center beschreibt die Sammelzahlung für ein Personenkonto im Buchungsmodus Zahlungen buchen (Dok.-Nr. 1036102): Im Fenster „Zahlungen buchen (OPOS-Suche)“ das Personenkonto erfassen, im Fenster „Zahlung bearbeiten“ mehrere Rechnungen markieren (Mehrfachauswahl mit gedrückter Strg-Taste oder Rechnungsnummern durch Komma getrennt), bestätigen und im Fenster „Sammelzahlung beenden“ abschließen. Die Ausgleichsbuchungen werden dann automatisch erzeugt. Betrifft eine Zahlung mehrere Personenkonten oder zusätzlich Sachkonten, verweist DATEV auf die Funktion Zahlbetrag aufteilen (Dok.-Nr. 9211371); Zahlbetrag und Restbetrag werden dabei während der Aufteilung als Kontrollinformation angezeigt.

Wer die Zeilen nicht im Dialog erfasst, sondern als Buchungsstapel importiert, muss dieselbe Regel einhalten: je Rechnung eine Zeile, Rechnungsnummer im Belegfeld 1 in identischer Schreibweise.

Kombinationssuche ohne Avis: Grenzen und Mehrdeutigkeit

Liegt ein Avis vor, folgt die Aufteilung dem Avis; Summenprobe, Skonto, Gutschriften und Belastungsanzeigen behandelt der Beitrag Zahlungsavis in DATEV buchen. Ohne Avis ist die Aufteilung ein Rechenproblem: Welche Teilmenge der offenen Posten ergibt centgenau den Zahlbetrag? Die Zahl der möglichen Kombinationen verdoppelt sich mit jedem Posten: bei 5 Posten 31, bei 10 Posten 1.023, bei 20 Posten 1.048.575. Von Hand ist das nur bei wenigen Posten verlässlich. Für die Suche können Sie den kostenlosen Sammelzahlungs-Finder nutzen: Zahlbetrag eingeben und offene Posten einfügen; das Tool zeigt alle Kombinationen, die centgenau passen, und weist auf mehrdeutige Lösungen hin.

Wichtiger als das Finden ist die Eindeutigkeit. Hätte Nordlicht Medien einen weiteren offenen Posten über 1.071,00 €, ergäben die beiden Posten zu je 1.071,00 € zusammen ebenfalls 2.142,00 €. Der Zahlbetrag ließe sich dann auf zwei Arten erklären. In solchen Fällen entscheiden, in dieser Reihenfolge:

1. Rechnungsnummern oder Teile davon im Verwendungszweck, auch verkürzt.
2. Ein Avis per E-Mail oder aus dem Kundenportal.
3. Die Fälligkeit: Bezahlt werden meist die ältesten oder die gerade fälligen Posten.
4. Das Zahlverhalten des Kunden in den Vormonaten.
5. Die Rückfrage, wenn nichts davon trägt.

Was tun, wenn die Summe nicht aufgeht?

Angenommen, Nordlicht Medien hätte 6.284,10 € überwiesen. Zur gefundenen Kombination fehlen 128,25 €. Vor der Buchung ist die Ursache zu benennen:

Im Beispiel entsprechen 128,25 € einem Abzug von 2 % je Rechnung: 42,84 € auf 2.142,00 €, 29,75 € auf 1.487,50 € und 55,66 € auf 2.782,85 € (rechnerisch 55,657 €, kaufmännisch gerundet). Die Summe ist 128,25 €. Rechnet der Kunde das Skonto vom Gesamtbetrag und die Kanzlei je Rechnung, können Rundungsdifferenzen von einem Cent entstehen. DATEV unterstützt die Sammelzahlung mit Skonto im Buchungsmodus Zahlungen buchen und über die Skontoautomatik der Funktion Zahlbetrag aufteilen. Ob der Abzug berechtigt ist und welcher Steuersachverhalt gilt, stimmen Sie mit der zuständigen Steuerberatung ab. Die Einzelheiten behandelt der Beitrag Teilzahlung und Skonto in DATEV buchen.

Unabhängig von der Ursache gilt: Die Differenz wird benannt, nicht verteilt. Wer 128,25 € ohne Begründung über drei Rechnungen streut, erzeugt drei Restposten, die niemand erklären kann.

Eigene SEPA-Sammelüberweisung oder Sammellastschrift auflösen

Sendet der Mandant eine SEPA-Zahlungsdatei an die Bank, weist der elektronische Kontoauszug laut DATEV in der Regel nur eine Position mit dem Gesamtbetrag aus. Beim Erzeugen der Bank-Buchungsvorschläge entsteht dann ein einzelner Vorschlag mit dem Status „Konto nicht erkannt“. Das Hilfe-Dokument 1032121 nennt je nach Zahlungsweg diese Möglichkeiten:

• Zahlung über DATEV Zahlungsverkehr: Auflösen durch die erledigten Zahlungsaufträge (Dok.-Nr. 1032984).
• Zahlung über DATEV Bank online: Auflösen durch die dort gesendeten Zahlungsaufträge (Dok.-Nr. 1071059).
• Zahlung über Online-Banking oder ein Bankprogramm: Auflösen durch die SEPA-Datei (Dok.-Nr. 1071060).
• In allen Fällen: Batch-Booking, sodass die Bank Einzelumsätze statt eines Gesamtbetrags ausweist (Dok.-Nr. 1070760). Voraussetzung ist, dass die Bank das unterstützt; DATEV empfiehlt, Vereinbarung und Kosten mit dem Kreditinstitut zu klären.

DATEV weist auf eine Besonderheit hin: Werden bei der Übergabe von Zahlungsvorschlägen an DATEV Zahlungsverkehr Ausgleichsbuchungen erstellt, sind die offenen Posten bereits ausgeglichen. Der Bank-Buchungsvorschlag lässt sich dann nicht mehr dem Geschäftspartner zuordnen; DATEV nennt dafür die Buchung über ein Transitkonto per Lerndateieintrag.

Auszahlungen von Zahlungsdienstleistern: Brutto, Gebühr, Netto

Zahlungsdienstleister überweisen Sammelbeträge, die viele Kundenzahlungen enthalten und um Gebühren gekürzt sind. Der Kontoumsatz ist deshalb kleiner als die Summe der bezahlten Rechnungen. Üblich ist ein Verrechnungskonto je Anbieter, auf dem Kundenzahlungen und Auszahlungen gegeneinanderlaufen.

Beispiel: Laut Abrechnung des Anbieters wurden für Atelier Weiß Kundenzahlungen über 1.846,70 € eingezogen. Abzüglich 53,58 € Gebühr werden 1.793,12 € ausgezahlt. Vereinfacht, SKR03, Konten als Beispiel:

Drei Punkte sind zu beachten. Die Aufteilung stammt aus der Abrechnung des Anbieters, nicht aus dem Kontoauszug; ohne Abrechnung ist die Auszahlung ein Klärfall. Welches Verrechnungskonto verwendet wird und wie die Gebühr umsatzsteuerlich zu behandeln ist, legt die zuständige Steuerberatung fest. Und das Verrechnungskonto muss nach jeder Auszahlung auf einen erklärbaren Saldo geprüft werden.

Das DATEV-Format kennt für solche Vorgänge eigene Felder: die Abrechnungsreferenz (Feld 121) als Klammer über alle Transaktionen eines Zahlungsdienstleisters und die zugehörige Auszahlung, bereitgestellt über den Zahlungsdatenservice, sowie die Auftragsnummer (Feld 95), in der bei PayPal-Zahlungen die Order-ID oder Transaktions-ID steht.

DATEV bietet für diese Vorgänge eigene Datenservices an. Zu den bestehenden Schnittstellen für PayPal und Amazon kam laut Pressemeldung vom 07.04.2026 der Datenservice Zahlungsdienstleister für Amazon Pay, eBay, Klarna, Mollie, Shopify und Stripe hinzu. Er ordnet Zahlungsdaten nach Angaben von DATEV offenen Posten zu und stellt Buchungsvorschläge bereit; die FIBU-Konten der Zahlungsdienstleister lassen sich über das Feld „Abrechnungsreferenz“ abstimmen. Auch mit Service gilt: Vorschläge prüfen und das Verrechnungskonto je Anbieter nach jeder Auszahlung abstimmen.

Checkliste: Sammelzahlung in sieben Schritten

1. Zahler bestimmen: Kontoinhaber und IBAN gegen das Personenkonto prüfen.
2. Verwendungszweck und Avis auf Rechnungsnummern durchsuchen.
3. Ohne Avis: Kombination der offenen Posten suchen, die den Zahlbetrag centgenau ergibt.
4. Eindeutigkeit prüfen: Gibt es eine zweite Kombination mit derselben Summe?
5. Differenz benennen: Skonto, Gutschrift, Teilzahlung oder ungeklärt.
6. Je Rechnung eine Buchung mit Personenkonto und Rechnungsnummer im Belegfeld 1 erfassen.
7. Gegenrechnen: Summe der Buchungen gleich Kontoumsatz, verbleibende offene Posten gleich erwartetem Rest.

Abstimmwerk übernimmt diese Schritte für Kanzleien als Dienstleister: Die Abstimm-Engine rechnet in ganzen Cent, prüft Kombinationen offener Posten und lässt nur eindeutige Zuordnungen automatisch durch; mehrdeutige Fälle gehen in die Prüfung, ungeklärte in eine Klärliste mit Rückfrage. Näheres auf der Seite OPOS-Abstimmung in DATEV für Steuerkanzleien.

Quellen und Stand

Stand: 11.11.2026. Alle Quellen abgerufen am 11.11.2026. Menüs und Funktionsumfang können je Programmversion abweichen; Kontonummern sind Beispiele.

• DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1036102: Zahlungen buchen in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen
• DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 9211371: Sammelzahlung durchführen
• DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1032121: Sammelzahlungen auflösen: Überblick
• DATEV Developer Portal: DATEV-Format, Buchungsstapel (Felder 11, 95, 121)
• DATEV, Pressemeldung vom 07.04.2026: Zahlungsströme einfach in die Buchführung bringen
• DATEV-Shop, Art.-Nr. 20499: DATEV Datenservice Zahlungsdienstleister

Häufige Fragen

Abstimmwerk bucht für Steuerkanzleien die Kontoumsätze ihrer DATEV-Mandate und stimmt jeden Monat alle Konten ab: Kontenabstimmung in DATEV · Bankbuchungen in DATEV · OPOS-Abstimmung in DATEV · White-Label für Kanzleien · Festpreise je Mandat

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