OPOS in DATEV abstimmen und ausziffern
Offene Posten ziffern Sie in DATEV im OPOS-Konto aus, laut Hilfe-Center über Auswertungen | Debitoren oder Kreditoren | OPOS-Konto: Konto markieren, Buchungen ausziffern aufrufen, Posten ankreuzen, mit Ausziffern abschließen. Nötig ist das in der Regel nur bei verschiedenen Rechnungsnummern im Belegfeld 1. Bei identischer Nummer auf demselben Personenkonto gleicht DATEV den Posten beim Buchen aus.
Inhalt
Wie funktioniert der OPOS-Ausgleich in DATEV?
Die Offene-Posten-Buchführung in DATEV arbeitet mit zwei Merkmalen: dem Personenkonto und der Rechnungsnummer im Belegfeld 1. Die Rechnung eröffnet den Posten, die Zahlung mit derselben Nummer auf demselben Konto gleicht ihn aus. Die DATEV-Formatbeschreibung bezeichnet das Belegfeld 1 als „Schlüssel“ für den Ausgleich offener Rechnungen. Im Hilfe-Center heißt es zu den Belegfeldern, sie seien das Kriterium zum Ausgleich offener Posten, und für den OPOS-Ausgleich müssten die Nummern identisch sein.
Daraus ergeben sich drei Regeln für die tägliche Arbeit:
- Jede Rechnung braucht eine Rechnungsnummer. DATEV nennt als Voraussetzung für die OPOS-Suche Rechnungen mit einer Rechnungsnummer ungleich 0 im Belegfeld 1.
- Die Schreibweise muss übereinstimmen. „RE-2026-0418“ und „2026-0418“ sind für den Ausgleich zwei verschiedene Nummern. Im Belegfeld 1 sind laut Formatbeschreibung höchstens 36 Zeichen zulässig; Leerzeichen, Umlaute, Punkt und Komma sind nicht erlaubt.
- Erst Rechnungen, dann Zahlungen. DATEV empfiehlt diese Erfassungsreihenfolge, damit die Zahlung auf die Rechnung zurückgreifen kann.
Ob die OPOS-Buchführung für einen Bestand aktiv ist, sehen Sie laut Hilfe-Center unter Stammdaten | Mandantendaten im Arbeitsblatt OPOS („Offene-Posten-Buchführung nutzen“, Link „Kontengruppen auswählen“). Die Kontengruppen der Personenkonten lassen sich dort einzeln aktivieren. Bei Sachkontenlänge 4 sind Personenkonten fünfstellig: Debitoren 10000 bis 69999, Kreditoren 70000 bis 99999.
Welche Wege zum Ausgleich gibt es?
| Weg | Wann er passt | Quelle bei DATEV |
|---|---|---|
| Automatischer Ausgleich beim Buchen | Zahlung trägt Personenkonto und identische Rechnungsnummer. DATEV empfiehlt, Bankbuchungen über den Buchungsmodus Zahlungen buchen (OPOS-Suche) zu erfassen, weil die Daten der Rechnung übernommen werden. | Dok.-Nr. 1036102 |
| Manuelles Ausziffern | Zusammengehörige Posten tragen unterschiedliche Rechnungsnummern | Dok.-Nr. 9211666 |
| Ausgleich von Konten mit Null-Saldo | Das Personenkonto ist insgesamt ausgeglichen, einzelne Posten stehen aber noch offen. DATEV führt den Lauf unter Extras | Debitoren/Kreditoren | Konten mit Null-Saldo ausgleichen. | Dok.-Nr. 9211666 |
| Kleindifferenzen | Restbeträge unter einer in den OPOS-Stammdaten festgelegten Grenze (Betrag oder Prozentsatz). Ausgleichsbuchungen lassen sich laut DATEV unter Extras | Kleindifferenz ausgleichen erzeugen. | Dok.-Nr. 9211797 |
Der Ausgleich von Konten mit Null-Saldo und der Ausgleich von Kleindifferenzen erzeugen Ordnung, erklären aber keinen Posten. Setzen Sie beide erst ein, wenn feststeht, dass die Posten wirklich zusammengehören, und stimmen Sie Grenzen für Kleindifferenzen mit der zuständigen Steuerberatung ab.
OPOS manuell ausziffern: Schritt für Schritt
- Mandantenbestand öffnen und, laut Hilfe-Center (Dok.-Nr. 9211666, Menüs können je Version abweichen), Auswertungen | Debitoren | OPOS-Konto oder Auswertungen | Kreditoren | OPOS-Konto wählen.
- OPOS-Konto markieren und Buchungen ausziffern aufrufen (Schaltfläche, Kontextmenü oder Strg + Shift + A).
- Im Fenster die zusammengehörigen Posten über die Kontrollkästchen markieren; die Vorschau zeigt die zugeordneten Buchungen.
- Mit „Ausziffern“ abschließen. Ist der Saldo der markierten Posten ungleich null, öffnet DATEV ein weiteres Fenster, in dem Sie für den Restbetrag einen Buchungssatz erzeugen.
Manuell ausgezifferte Posten erkennen Sie im OPOS-Konto am Eintrag M in der Spalte „Ausgl.“; die Zusammengehörigkeit wird über die OP-Nummer dargestellt. Ein Ausgleich lässt sich über das Kontextmenü mit „Auszifferung aufheben“ zurücknehmen. Die Funktion steht auch in Belege buchen zur Verfügung, wenn dort die Ansicht OPOS-Konto eingestellt ist.
Beispiel: Zahlung gebucht, Posten trotzdem offen
Im Mandat Werkstatt Ruhr GmbH steht auf dem Debitor 10230 (Brandt Elektrotechnik) die Rechnung RE-2026-0418 über 3.867,50 € vom 02.10.2026. Am 21.10.2026 gehen 3.790,15 € ein. Die Zahlung wurde aus dem Verwendungszweck mit der Nummer „2026-0418“ gebucht (vereinfacht, SKR03):
Umsatz 3.790,15 S · Konto 1200 Bank · Gegenkonto 10230 · Belegfeld 1 2026-0418
Das OPOS-Konto zeigt danach zwei offene Posten: RE-2026-0418 mit 3.867,50 € im Soll und 2026-0418 mit 3.790,15 € im Haben. Der Saldo des Kontos beträgt 77,35 €, aber kein Posten ist ausgeglichen, und die Rechnung erscheint in voller Höhe in Fälligkeitslisten und im Mahnwesen.
Die Differenz von 77,35 € entspricht 2 % von 3.867,50 €. Ist das Skonto vereinbart und fristgerecht gezogen, wäre die Zahlung so zu buchen gewesen:
Umsatz 3.790,15 S · Konto 1200 Bank · Gegenkonto 10230 · Belegfeld 1 RE-2026-0418 · Skonto 77,35
// Kontrolle: 3.790,15 + 77,35 = 3.867,50 = Rechnungsbetrag, Posten ausgeglichen
Die Buchung mit Skontofeld beschreibt die Erfassung im Dialog über Zahlungen buchen. In einem importierten Buchungsstapel empfiehlt es sich, das Skonto als eigene Zeile mit derselben Rechnungsnummer zu buchen und den Ausgleich danach im OPOS-Konto zu prüfen, wie im Beitrag Zahlungsavis in DATEV buchen gezeigt. Für die Bereinigung des Beispiels gibt es zwei Wege. Sie korrigieren die Zahlungsbuchung, solange der Stapel nicht festgeschrieben ist. Oder Sie ziffern beide Posten manuell aus; DATEV öffnet dann das Fenster für den Restbetrag von 77,35 €, in dem Sie die Skontobuchung erzeugen. War kein Skonto vereinbart, ist der Eingang eine Teilzahlung: Dann gehört die Rechnungsnummer in die Zahlungsbuchung, damit die 77,35 € unter RE-2026-0418 offen bleiben und nicht ausgebucht werden.
Welches Skontokonto und welcher Steuersachverhalt gelten, ist mit der zuständigen Steuerberatung abzustimmen. Weitere Fälle behandelt der Beitrag Teilzahlung und Skonto in DATEV buchen.
Warum bleiben Posten offen?
| Ursache | Bild im OPOS-Konto | Abhilfe |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer der Zahlung weicht ab (Präfix, Tippfehler) | Rechnung und Zahlung stehen als zwei offene Posten | Buchung korrigieren oder manuell ausziffern |
| Führungsnullen in importierten Belegfeldern | „000418“ gegen „418“ | In den Einstellungen der Stapelverarbeitung Führungsnullen bei Belegfeld 1 abschneiden (Dok.-Nr. 9211448) |
| Zahlung ohne Belegfeld 1 | Zahlung steht ohne Bezug offen | Rechnung ermitteln, ausziffern |
| Zahlung auf falschem Personenkonto | Guthaben auf einem Konto, offene Rechnung auf einem anderen | Umbuchen mit Rechnungsnummer |
| Sammelzahlung in einer Zeile gebucht | Ein Habenposten, mehrere offene Rechnungen | Je Rechnung aufteilen, siehe Sammelzahlung in DATEV auflösen; passende Kombinationen offener Posten findet der kostenlose Sammelzahlungs-Finder |
| Skonto, Kürzung oder Teilzahlung | Restbetrag auf der Rechnung | Ursache klären; Skonto buchen oder Rest offen führen |
| Gutschrift mit eigener Nummer | Gutschrift und Rechnung stehen nebeneinander | Manuell ausziffern |
| Doppelzahlung oder Überzahlung | Habenposten ohne Gegenstück | Rückzahlung oder Verrechnung klären |
Monatsroutine für die OPOS-Abstimmung
- Rechnungen vollständig buchen. Ausgangs- und Eingangsrechnungen des Monats mit Rechnungsnummer im Belegfeld 1, vor den Bankbuchungen.
- Bank buchen und Saldo prüfen. Der Saldo des Bankkontos muss dem Endsaldo des Kontoauszugs entsprechen, Differenz 0,00 €.
- OPOS-Konten durchsehen. Posten ohne Belegfeld 1, Habenposten bei Debitoren und Sollposten bei Kreditoren sind die ersten Kandidaten.
- Paare ausziffern. Zusammengehörige Posten mit abweichender Nummer manuell zusammenführen.
- Restbeträge benennen. Skonto, Kürzung, Teilzahlung, Gebühr oder ungeklärt; jeder Rest erhält eine Ursache.
- Klärliste führen. Was sich nicht aus den Unterlagen entscheiden lässt, geht mit Betrag, Geschäftspartner und Frage an den Mandanten.
- Summen abgleichen. Summe der offenen Posten gegen die Salden der Personenkonten und der Sammelkonten.
- Erst danach festschreiben. Das Festschreiben bleibt Sache der Kanzlei.
Prüffragen zum Abschluss des Monats: Gibt es Personenkonten mit Saldo null und offenen Posten? Gibt es offene Posten, die älter sind als das längste Zahlungsziel? Tragen alle Zahlungen des Monats eine Rechnungsnummer?
Wenn OPOS-Liste und Saldenliste nicht übereinstimmen
Auf gleichem Stand entspricht die Summe der offenen Posten eines Personenkontos seinem Saldo in der Summen- und Saldenliste. Weichen beide Werte ab, werden meist zwei Stände verglichen: Die OPOS-Liste zeigt in der Voreinstellung den aktuellen Stand, die Saldenliste einen Monat. Stichtag, Postenumfang, Filter, EB-Vorträge und die Meldung #REW00179 behandelt der Beitrag OPOS-Liste stimmt nicht mit der Saldenliste überein mit Ursachentabelle, Rechenbeispiel und Abstimmroutine.
Wer übernimmt die Abstimmung?
Die OPOS-Abstimmung ist Fleißarbeit mit hoher Fehlerfolge: Ein falsch ausgeglichener Posten führt zu einer falschen Mahnung oder einer doppelten Zahlung. Viele Kanzleien trennen deshalb die Erfassung von der Abstimmung und legen fest, wer Klärfälle bearbeitet.
Abstimmwerk übernimmt diese Arbeit als Dienstleister der Kanzlei: Zahlungen werden über Belegfeld 1 und Personenkonto den offenen Posten zugeordnet, Sammel-, Teil- und Skontozahlungen je Rechnung aufgeteilt, Ungeklärtes kommt mit Rückfrage in eine Klärliste. Die Kanzlei erhält einen DATEV-Buchungsstapel oder die Buchung per Fernzugriff in ihrem DATEV; Festschreiben und Abschluss bleiben bei ihr. Einzelheiten zur OPOS-Abstimmung in DATEV als Dienstleistung für Kanzleien finden Sie auf der Leistungsseite.
Quellen und Stand
Stand: 11.11.2026. Alle Quellen abgerufen am 11.11.2026. Menüs und Funktionsumfang können je Programm und Version abweichen; Kontonummern sind Beispiele.
- DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 9211666: Buchungen im OPOS-Konto ausziffern
- DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1036102: Zahlungen buchen in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen
- DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 9211797: OPOS-Stammdaten erfassen
- DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 9211448: Einstellungen für die Stapelverarbeitung oder den ASCII-Import vornehmen
- DATEV Developer Portal: DATEV-Format, Buchungsstapel (Belegfeld 1)
Häufige Fragen
Warum gleicht DATEV eine Zahlung nicht mit der Rechnung aus?
Meist stimmt die Rechnungsnummer im Belegfeld 1 der Zahlung nicht mit der Rechnungsbuchung überein, oder die Zahlung liegt auf einem anderen Personenkonto. Schon ein fehlendes Präfix oder Führungsnullen verhindern den Ausgleich. Korrigieren Sie die Buchung, solange der Stapel nicht festgeschrieben ist, oder führen Sie die Posten im OPOS-Konto über Buchungen ausziffern manuell zusammen.
Wo finde ich in DATEV die Funktion Buchungen ausziffern?
Laut DATEV Hilfe-Center öffnen Sie den Mandantenbestand, wählen Auswertungen, Debitoren oder Kreditoren, OPOS-Konto, markieren das Konto und rufen Buchungen ausziffern über die Schaltfläche, das Kontextmenü oder Strg + Shift + A auf. Die Funktion steht auch in Belege buchen bereit, wenn dort die Ansicht OPOS-Konto eingestellt ist.
Was passiert, wenn die ausgezifferten Posten nicht auf null aufgehen?
Ist der Saldo der markierten Posten ungleich null, öffnet DATEV nach dem Ausziffern ein weiteres Fenster, in dem Sie für den Restbetrag einen Buchungssatz erzeugen. Vorher sollte feststehen, was der Rest ist: Skonto, Kürzung, Gebühr oder eine noch offene Forderung. Konto und Steuersachverhalt stimmen Sie mit der zuständigen Steuerberatung ab.
Kann ich eine Auszifferung in DATEV rückgängig machen?
Ja. Laut DATEV Hilfe-Center nehmen Sie einen Ausgleich im OPOS-Konto über das Kontextmenü mit Auszifferung aufheben zurück (Dok.-Nr. 9211666). Manuell ausgezifferte Posten erkennen Sie am Eintrag M in der Spalte Ausgl.; die OP-Nummer zeigt, welche Posten gemeinsam ausgeglichen wurden. Prüfen Sie danach im OPOS-Konto, ob die Posten wieder einzeln offen stehen.
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Den ganzen Monatsablauf von der Datenbasis bis zur Festschreibung beschreibt der Praxis-Guide zur Bank- und OPOS-Abstimmung mit DATEV.