Zahlungsavis in DATEV buchen: Sammelüberweisung je Rechnung aufteilen

Was ist ein Zahlungsavis?

Ein Zahlungsavis (auch Zahlungsanzeige oder Überweisungsavis) ist die Mitteilung eines Zahlers, welche Belege er mit einer Zahlung begleicht und welche Beträge er dabei abzieht. Es tritt an die Stelle des Verwendungszwecks, wenn eine Überweisung so viele Rechnungen enthält, dass sie dort nicht mehr aufgeführt werden können. Das Avis ist kein Zahlungsbeleg. Es ist die Aufteilungsanweisung zu einem Kontoumsatz.

Typische Absender sind:

• Großkunden aus Handel und Industrie, die wöchentlich oder zum Monatsende alle fälligen Rechnungen eines Lieferanten in einem Zahllauf regulieren.
• Einkaufsverbände und Zentralregulierer, die für ihre Mitgliedsbetriebe zahlen und die Rechnungen vieler Besteller in einem Avis bündeln.
• Auftraggeber im Handwerk und am Bau, die mehrere Rechnungen eines Nachunternehmers gesammelt überweisen und Einbehalte ausweisen.
• Marktplätze und Plattformen, deren Auszahlungsbericht dieselbe Funktion hat: Er listet die enthaltenen Verkäufe, Erstattungen und Gebühren.

Das Avis kommt als PDF per E-Mail, als Tabelle aus einem Lieferantenportal oder als elektronische Nachricht (im EDI-Verfahren unter der Bezeichnung REMADV). Für die Buchung ist die Form unerheblich. Entscheidend ist, dass das Avis je Position eine Belegnummer und einen Betrag nennt.

Welche Angaben aus dem Avis in die Buchung gehören

Grundlage ist die Logik des OPOS-Ausgleichs. Die DATEV-Formatbeschreibung nennt das Belegfeld 1 den „Schlüssel“ für den Ausgleich offener Rechnungen. Zulässig sind dort höchstens 36 Zeichen aus Buchstaben, Ziffern, Unterstrich und den Sonderzeichen $ & % * + - /; Leerzeichen, Punkt und Komma sind unzulässig. Steht im Avis „RE 2026 / 1183“, in der Rechnungsbuchung aber „RE-2026-1183“, gehört die zweite Schreibweise in die Zahlungsbuchung.

Das Personenkonto ist das Konto, auf dem die Rechnungen gebucht wurden. Bei Zahlungen über einen Einkaufsverband ist vorab zu klären, ob die offenen Posten auf dem Konto des Verbands oder auf den Konten der einzelnen Mitglieder stehen. Im zweiten Fall wird das Avis je Personenkonto getrennt.

Summenprobe: Avis-Summe gleich Zahlbetrag

Vor der Buchung steht die Rechenprobe. Sie hat zwei Stufen:

1. Avis gegen Kontoauszug: Die Summe der Rechnungsbeträge abzüglich Skonto, Gutschriften und Belastungsanzeigen ergibt centgenau den Betrag der Überweisung.
2. Avis gegen offene Posten: Jede Avisposition findet ihren offenen Posten auf dem Personenkonto, mit gleicher Nummer und gleichem Betrag.

Geht Stufe 1 nicht auf, wird nicht gebucht, sondern geklärt. Geht Stufe 2 nicht auf, fehlt meist eine Rechnungs- oder Gutschriftsbuchung, oder der Kunde führt den Beleg unter einer anderen Nummer.

Durchgerechnetes Beispiel: Avis mit sieben Positionen

Das Mandat Kessler Holzbau KG beliefert eine Baumarktkette (Debitor 10480). Am 05.11.2026 gehen 11.785,76 € ein, Verwendungszweck „Avis 4500218734“. Vereinbart sind 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen. Das Avis nennt sieben Positionen:

Summenprobe Stufe 1: 12.614,00 € Rechnungen − 233,24 € Skonto − 416,50 € Gutschrift − 178,50 € Belastung = 11.785,76 €. Das entspricht dem Kontoumsatz. Das Skonto ist je Rechnung nachgerechnet, zum Beispiel 2 % von 2.439,50 € = 48,79 €. Die Rechnung vom 21.09.2026 liegt außerhalb der Skontofrist und wird ohne Abzug bezahlt.

Summenprobe Stufe 2: Die fünf Rechnungen und die Gutschrift stehen mit diesen Nummern und Beträgen als offene Posten auf dem Debitor 10480. Zur Belastungsanzeige gibt es im Mandat keinen Beleg.

Vereinfacht, SKR03, Sachkontenlänge 4, Skonto als eigene Zeile je Rechnung auf Konto 8736 Gewährte Skonti 19 % USt (im SKR04: Bank 1800, Skonto 4736):

In den Zeilen ist kein BU-Schlüssel gesetzt. Laut DATEV-Kontenrahmen 2026 (Dok.-Nr. 0907817) sind 8736 und 4736 als Sammelkonten mit automatischer Errechnung der Umsatzsteuer gekennzeichnet (S/AM). Ob das Skontokonto im Bestand des Mandats so eingerichtet ist oder ein Schlüssel erforderlich ist, ergibt sich aus dem Kontenplan des Bestands; die Kontenwahl stimmen Sie mit der zuständigen Steuerberatung ab. Wer die Zeilen als Stapel importiert, prüft den ersten Stapel in einem Testbestand: OPOS-Konto, Skontokonto und Umsatzsteuerwerte.

Nach der Buchung sollte das OPOS-Konto des Debitors dieses Bild zeigen: Die fünf Rechnungen sind ausgeglichen, vier davon durch Zahlung und Skonto. Die Gutschrift GS-2026-0057 ist mit ihrer Gegenbuchung verrechnet. Offen bleibt ein Sollposten BA-77120 über 178,50 €. Er hält fest, dass der Kunde diesen Betrag einbehalten hat, ohne dass im Mandat eine Gutschrift dazu existiert.

Zahlungsavis in DATEV erfassen: Zahlungen buchen und Zahlbetrag aufteilen

DATEV empfiehlt, Bankbuchungen über den Buchungsmodus Zahlungen buchen (OPOS-Suche) zu erfassen: Die Daten der Rechnung werden übernommen, und bei Zahlungen mit Skonto werden die Steuersachverhalte der ursprünglichen Rechnung vorbelegt (Dok.-Nr. 1036102). Für ein Avis nennt das Hilfe-Center zwei Wege:

• Ein Personenkonto: Im Fenster „Zahlungen buchen (OPOS-Suche)“ das Konto erfassen und im Fenster „Zahlung bearbeiten“ die Rechnungen des Avis markieren, mit gedrückter Strg-Taste oder über die Rechnungsnummern, durch Komma getrennt. Unter „Selektierte Rechnungen“ zeigt das Programm den Gesamtbetrag der Auswahl. Bei Skonto erfassen Sie den verminderten Betrag im Feld „Zahlbetrag anteilig“ und aktivieren „als Skonto übernehmen“. Über „Sammelzahlung beenden“ werden die Ausgleichsbuchungen erzeugt; der Skonto wird laut DATEV anteilig je Rechnungsnummer mit passendem Steuerschlüssel gebucht.
• Mehrere Personenkonten oder zusätzliche Sachkonten: Über die Schaltfläche Zahlbetrag aufteilen öffnet sich das Fenster „Sammelzahlung starten“ für Zahlbetrag gesamt, Datum und Skontobetrag. Während der Aufteilung zeigt die Infozeile Zahlbetrag und Restbetrag als Kontrollinformation. Erreicht der Restbetrag null, öffnet sich das Fenster „Sammelzahlung beenden“ (Dok.-Nr. 9211371).

Weil der Differenzbetrag bei der Mehrfachauswahl laut DATEV anteilig auf die markierten Rechnungen verteilt wird, entspricht die Verteilung dem Avis nur, wenn alle markierten Rechnungen denselben Skontosatz tragen. Im Beispiel ist eine Rechnung ohne Skonto bezahlt. Skontierte und nicht skontierte Rechnungen werden deshalb getrennt markiert oder Zeile für Zeile aufgeteilt; vergleichen Sie danach die gebuchten Skontobeträge je Rechnung mit dem Avis. Der Restbetrag im Programm ist dieselbe Summenprobe wie oben: Er sollte ohne Zwangsbuchung auf null gehen. Die Option, einen Rest als Skonto zu verbuchen, ist nur richtig, wenn der Rest tatsächlich Skonto ist.

Skonto, Gutschrift, Belastungsanzeige: drei Abzüge, drei Buchungswege

Skonto wird je Rechnung gebucht und nicht als Gesamtbetrag, weil die Steuerkorrektur dem Steuersachverhalt der jeweiligen Rechnung folgt; das gilt vor allem, wenn ein Avis Rechnungen mit unterschiedlichen Steuersätzen enthält. Zieht der Kunde Skonto nach Ablauf der Frist, ist der Abzug zunächst eine Kürzung: Der Rest bleibt auf der Rechnung offen, bis der Mandant entschieden hat. Rechtsgrundlage, Skontoprüfung in DATEV und die Besonderheiten bei Ist-Versteuerung beschreibt der Beitrag Teilzahlung und Skonto in DATEV buchen.

Gutschriften lassen sich nur verrechnen, wenn sie gebucht sind. Nennt das Avis eine Gutschrift, die im Mandat fehlt, wird zuerst der Beleg angefordert und gebucht. Weicht der Betrag ab, etwa weil der Kunde eine Gutschrift bereits in einem früheren Avis verrechnet hat, ist das ein Klärfall.

Wenn Avis und Zahlbetrag nicht übereinstimmen

Angenommen, im Beispiel wären 11.766,72 € eingegangen. Zur Avis-Summe fehlen 19,04 €. Das sind 2 % von 952,00 €: Der Kunde hat auch auf die Rechnung vom 21.09.2026 Skonto gezogen, obwohl die Frist abgelaufen war, und das Avis weist den Abzug nicht aus. Die Ursache ist damit benannt, und die Differenz gehört zu genau einer Position.

Für alle Fälle gilt: Die Differenz wird benannt und einer Position zugeordnet, nicht über alle Rechnungen verteilt. Lässt sie sich nicht erklären, bleibt die betroffene Rechnung mit dem Rest offen, oder der Betrag geht über das mit der Kanzlei vereinbarte Verrechnungskonto in eine Klärliste. Fehlt das Avis ganz, hilft die Kombinationssuche über die offenen Posten. Sie ist im Beitrag Sammelzahlung in DATEV auflösen beschrieben.

Checkliste: Zahlungsavis in acht Schritten

1. Avis zuordnen: Avisnummer, Datum und Gesamtbetrag gegen den Kontoumsatz prüfen.
2. Personenkonto bestimmen: Auf welchem Konto stehen die Rechnungen? Bei Verbänden: Verband oder Mitglied?
3. Summenprobe Stufe 1: Rechnungen abzüglich aller Abzüge gleich Zahlbetrag, auf den Cent.
4. Summenprobe Stufe 2: Je Position den offenen Posten suchen und die Schreibweise der Rechnungsnummer aus der Rechnungsbuchung übernehmen.
5. Abzüge einordnen: Skonto (Satz, Frist), Gutschrift (gebucht?), Belastungsanzeige (Klärfall).
6. Buchen: Je Rechnung eine Zeile, Skonto je Rechnung, Gutschrift und Belastung als eigene Zeilen.
7. Bankkontrolle: Sollbuchungen abzüglich Habenbuchungen am Bankkonto ergeben den Kontoumsatz.
8. OPOS-Konto prüfen: Welche Posten bleiben offen, und hat jeder eine benannte Ursache? Avis zum Beleg ablegen.

Prüffrage zum Schluss: Könnte ein Dritter anhand von Avis, Kontoauszug und OPOS-Konto jede Zeile nachvollziehen, ohne nachzufragen? Wenn ja, ist das Avis sauber gebucht.

Abstimmwerk übernimmt für Steuerkanzleien Bankbuchungen und OPOS-Abstimmung als Dienstleister und teilt Avis-Zahlungen nach diesen Schritten auf: Beträge in ganzen Cent, Export eines Buchungsstapels nur bei 0,00 € Differenz zum Kontoauszug, ungeklärte Abzüge mit Rückfrage auf der Klärliste. Das Festschreiben bleibt bei der Kanzlei. Den Ablauf beschreibt die Seite OPOS-Abstimmung in DATEV für Steuerkanzleien.

Quellen und Stand

Stand: 11.11.2026. Alle Quellen abgerufen am 11.11.2026. Menüs und Funktionsumfang können je Programm und Version abweichen; Kontonummern sind Beispiele. Die Angaben zu Avis-Formen und Absendern beschreiben die übliche Praxis im Geschäftsverkehr und stammen nicht aus DATEV-Quellen.

• DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 9211371: Sammelzahlung durchführen
• DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1036102: Zahlungen buchen in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen
• DATEV Developer Portal: DATEV-Format, Buchungsstapel (Belegfeld 1)
• DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 0907817: DATEV-Kontenrahmen 2026 (SKR03, SKR04)

Häufige Fragen

Abstimmwerk bucht für Steuerkanzleien die Kontoumsätze ihrer DATEV-Mandate und stimmt die offenen Posten ab: Bankbuchungen in DATEV · OPOS-Abstimmung in DATEV · White-Label für Kanzleien · Festpreise je Mandat

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