Kreditoren in DATEV abstimmen: Soll-Salden, alte offene Posten und doppelte Rechnungen finden

Die Summe allein genügt nicht: sechs Prüfungen

Die Personenkonten der Kreditoren liegen bei einer Sachkontenlänge von vier Stellen im Bereich 70000 bis 99999 und laufen im DATEV-Standardkontenrahmen 2026 im Sammelkonto 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen zusammen, im SKR04 im Konto 3300. Der erste Schritt ist der Vergleich der OPOS-Liste mit dem Saldo des Sammelkontos laut Saldenliste zum selben Stichtag. Weichen beide ab, liegt es meist an Stichtag, Filtern oder Vorträgen; das beschreibt der Beitrag OPOS-Liste stimmt nicht mit der Saldenliste überein.

Stimmen beide überein, ist das noch kein Beleg für richtige Kreditoren. Eine Zahlung auf dem falschen Lieferanten oder ein nicht gebuchtes Skonto verändert beide Listen gleich. Solche Fehler finden erst die Prüfungen der Einzelposten:

Soll-Salden: was dahintersteht

Ein Kreditor mit Soll-Saldo bedeutet: Auf dem Konto stehen mehr Soll-Buchungen, also Zahlungen, Gutschriften oder Rücksendungen, als Rechnungen. Das kann richtig sein, etwa bei einer Gutschrift des Lieferanten, die mit der nächsten Rechnung verrechnet wird. Häufiger steht eine dieser Ursachen dahinter:

• Rechnung fehlt: Die Zahlung ist gebucht, die Rechnung noch nicht erfasst. Das ist ein Klärfall mit Rückfrage nach dem Beleg.
• Zahlung auf dem falschen Kreditor: Auf einem anderen Lieferanten steht dann ein offener Posten in derselben Höhe. Die Gegenprobe ist der Empfänger laut Kontoauszug.
• Doppelte Zahlung: Die Rechnung wurde zweimal überwiesen. Der Lieferant schuldet die Rückzahlung oder verrechnet sie.
• Anzahlung ohne Anzahlungsrechnung: Wird eine Anzahlung an einen Lieferanten gezahlt, ohne dass eine Anzahlungsrechnung gebucht ist, steht auf dem Kreditor ein Soll-Saldo. Liegt eine Anzahlungsrechnung vor, wird sie gegen ein Anzahlungskonto gebucht, bei Anzahlungen auf Vorräte etwa 1518 Geleistete Anzahlungen, 19 % Vorsteuer (SKR04 1186). Die Vorsteuer daraus ist abziehbar, wenn die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet ist (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG). Anzahlungen auf Anlagevermögen gehören auf andere Konten; wie das Mandat Anzahlungen bucht, legt die Kanzlei fest.

Im Jahresabschluss dürfen Posten der Aktivseite nicht mit Posten der Passivseite verrechnet werden (§ 246 Abs. 2 HGB). Soll-Salden bei Kreditoren werden deshalb auf der Aktivseite ausgewiesen und nicht mit den Verbindlichkeiten saldiert. Welchem Posten sie zugeordnet werden, etwa den sonstigen Vermögensgegenständen, und ob mit demselben Lieferanten aufgerechnet werden kann, entscheidet die Kanzlei. Für die monatliche Abstimmung genügt: Jeder Soll-Saldo ist erklärt oder steht mit Rückfrage auf der Klärliste.

Rechenbeispiel: Summe stimmt, drei Kreditoren nicht

Das Mandat Werkstatt Ruhr GmbH bucht im SKR03. Zum 31.10.2026 weisen die Saldenliste auf dem Sammelkonto 1600 und die OPOS-Liste Kreditoren übereinstimmend 12.416,40 € im Haben aus. Die Prüfung der Einzelposten ergibt drei Befunde:

Die ersten beiden Befunde gehören zusammen: Ein offener Posten und ein Soll-Saldo in gleicher Höhe auf zwei Kreditoren sind das typische Bild einer Zahlung auf dem falschen Personenkonto. Der dritte Rest entspricht genau 2 % von 1.190,00 €.

Die Umbuchung zwischen zwei Kreditoren ändert die Summe nicht, sie verschiebt nur den Ausgleich auf das richtige Personenkonto. Das Skonto senkt Verbindlichkeiten und Vorsteuer. Die Vorsteuer ist für den Zeitraum zu berichtigen, in dem sich die Bemessungsgrundlage geändert hat (§ 17 Abs. 1 UStG, für die Voranmeldung entsprechend nach § 18 Abs. 1 UStG); mit dem Datum der Zahlung wirkt die Korrektur im Oktober.

Externe Bestätigung: Lieferantenkontoauszug und Saldenbestätigung

Alle bisherigen Prüfungen arbeiten mit Daten des Mandats. Eine Rechnung, die nie erfasst wurde, finden sie nur, wenn schon eine Zahlung darauf gebucht ist. Den Rest zeigt erst der Blick von außen: ein Kontoauszug des Lieferanten oder eine Saldenbestätigung.

• Auswahl: Monatlich nicht jeden Lieferanten, sondern die mit hohen Umsätzen, die mit Soll-Salden oder alten Posten und die, bei denen Mahnungen eingehen.
• Abgleich: Jede Position des Lieferantenauszugs findet sich im Kontoblatt des Kreditors, und umgekehrt.
• Zeitliche Unterschiede: Eine Zahlung, die beim Lieferanten noch nicht eingegangen ist, oder eine Rechnung, die beim Mandanten noch nicht angekommen ist, ist erklärt, wenn sie sich im Folgemonat ausgleicht.

Abstimmroutine für die Kreditoren

1. Bank abgestimmt: Alle Zahlungsausgänge des Monats sind gebucht.
2. Summenvergleich: OPOS-Liste Kreditoren gleich Saldo 1600 (SKR04 3300) zum Stichtag.
3. Soll-Salden: Jeder Kreditor mit Soll-Saldo ist erklärt oder auf der Klärliste.
4. Altersstruktur: Offene Posten älter als 60 oder 90 Tage gegen Zahlungsausgänge und Lieferantenauszug prüfen.
5. Reste: Kleinbeträge nach Zahlung auf Skonto, Kürzung oder Teilzahlung prüfen.
6. Doppelte Rechnungsnummern: Je Kreditor nach derselben Rechnungsnummer mit gleichem Betrag suchen.
7. Stichprobe von außen: Lieferantenauszüge für die wichtigsten Lieferanten abgleichen.
8. Dokumentieren: Ergebnis im Saldennachweis, Korrekturen mit Begründung, offene Fragen auf der Klärliste.

Was bei der Kanzlei bleibt

Die Abstimmung klärt, ob die gebuchten Verbindlichkeiten stimmen. Abschlussfragen beantwortet die Kanzlei: der Ausweis von Soll-Salden, die Behandlung von Rechnungen, die zum Stichtag noch fehlen, und Rückstellungen für ausstehende Eingangsrechnungen. Die Kreditoren sind ein Teil der Kontenabstimmung zum Monatsende.

Abstimmwerk stimmt für Steuerkanzleien als Dienstleister nach § 62a StBerG die Kreditoren im Rahmen der monatlichen Kontenabstimmung in DATEV ab: Summenvergleich, Soll-Salden, Altersstruktur und Reste, mit Korrekturen laufender Buchungen und Klärliste. Festschreibung und Abschluss bleiben bei der Kanzlei.

Doppelt erfasste Rechnungen und alte Soll-Salden aus mehreren Jahren klären wir beim Optimieren eines Mandats einmalig Posten für Posten. Ausbuchungen und Stornos, die die Vorsteuer eines bereits angemeldeten Zeitraums betreffen, legen wir Ihrer Kanzlei vorher zur Entscheidung vor.

Quellen und Stand

Stand: 12.11.2026. Alle Quellen abgerufen am 12.11.2026. Kontonummern, Bezeichnungen und Automatikkennzeichen laut DATEV-Standardkontenrahmen SKR03 (Art.-Nr. 11174) und SKR04 (Art.-Nr. 11175), Stand 01.01.2026. Die sechs Prüfungen und die Routine beschreiben übliche Praxis und stammen nicht aus DATEV-Quellen. Ausweis, Kontenwahl und umsatzsteuerliche Einzelfragen stimmen Sie mit der zuständigen Steuerberatung ab.

• DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 0907817: DATEV-Kontenrahmen 2026
• § 246 HGB: Vollständigkeit, Verrechnungsverbot
• § 15 UStG: Vorsteuerabzug
• § 255 HGB: Bewertungsmaßstäbe
• § 17 UStG: Änderung der Bemessungsgrundlage
• § 18 UStG: Besteuerungsverfahren

Häufige Fragen

Abstimmwerk bucht für Steuerkanzleien die Kontoumsätze ihrer DATEV-Mandate und stimmt jeden Monat alle Konten ab: Kontenabstimmung in DATEV · Bankbuchungen in DATEV · OPOS-Abstimmung in DATEV · White-Label für Kanzleien · Festpreise je Mandat

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Den ganzen Monatsablauf von der Datenbasis bis zur Festschreibung beschreibt der Praxis-Guide zur Bank- und OPOS-Abstimmung mit DATEV.