Schneller buchen in DATEV: Tastenkürzel, Lerndatei und wiederkehrende Buchungen
Schneller buchen Sie in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen mit drei Hebeln: der Tastatur in der Buchungszeile (Eingabe erzeugt im Feld Umsatz eine Soll-, Plus eine Haben-Buchung, Mal springt zum Datum), der Lerndatei für sich wiederholende Bankumsätze (Strg + L) und wiederkehrenden Buchungen für Verträge (Strg + Shift + W). Vorsicht: Strg + S speichert nicht, sondern wechselt die Umsatzsteuerart.
Wo beim Buchen die Zeit bleibt
Beim Belege buchen in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen geht Zeit an drei Stellen verloren: an der Maus, an Bankumsätzen, die jeden Monat gleich aussehen und trotzdem von Hand kontiert werden, und an Rechnungen aus Verträgen, die jeden Monat neu getippt werden. Für jede dieser Stellen hat DATEV ein Werkzeug: die Tastenbelegung der Buchungszeile, die Lerndatei mit den Bank-Buchungsvorschlägen und die wiederkehrenden Buchungen.
Die Tasten in diesem Beitrag stammen aus der DATEV-Hilfe „Übersicht Tasten / Tastenbelegung beim Belege buchen“ (Dok.-Nr. 9211466). Sie gelten im Arbeitsblatt Belege buchen, in den Abschlussbuchungen und beim Erfassen wiederkehrender Buchungen. DATEV weist selbst darauf hin, dass die Belegung davon abhängt, welches Rechnungswesen-Programm installiert ist. Prüfen Sie eine Taste deshalb einmal im eigenen Programm, bevor Sie sie im Team als Standard einführen.
Alle Tasten aus diesem Beitrag gibt es auch als Tastenübersicht zum Ausdrucken (PDF, eine Seite).
Die Buchungszeile ohne Maus
Die wichtigste Taste ist die Eingabetaste. Im Feld Umsatz erzeugt sie eine Soll-Buchung, in den übrigen Feldern springt sie weiter, und nach dem letzten Feld verarbeitet sie den Buchungssatz. Die Plustaste erzeugt im Feld Umsatz eine Haben-Buchung; sind alle Pflichtfelder gefüllt, erzeugt sie eine Kurzbuchung. So setzen Sie das Soll-/Haben-Kennzeichen direkt mit dem Betrag.
Für die Sprünge innerhalb der Zeile nennt DATEV feste Tasten. Die Tasten des Nummernblocks sind dabei doppelt belegt: Minus springt zurück, Mal zum Datum, Geteilt zum Skonto. Für die Plustaste am Notebook verweist DATEV auf die Anleitung des Geräts, etwa für einen Nummernblock innerhalb der Buchstabentastatur. Fehlt er ganz, hilft ein externer Nummernblock.
| Taste | Wo | Wirkung laut DATEV |
|---|---|---|
Eingabe | Feld Umsatz | Soll-Buchung erzeugen; sonst nächstes Feld; nach dem letzten Feld Buchungssatz verarbeiten |
Plus | Feld Umsatz | Haben-Buchung erzeugen; Kurzbuchung, wenn alle Pflichtfelder gefüllt sind |
Tab / Shift + Tab | Buchungszeile | nächstes / vorheriges Feld |
Mal (Nummernblock) | Buchungszeile | zum Feld Datum |
Geteilt (Nummernblock) | nicht im Buchungstext | zum Feld Skonto |
Ende | Buchungszeile | zum Feld Buchungstext |
F3 | Konto, Gegenkonto, KOST1, KOST2, Buchungstext, BU | Auswahlfenster öffnen |
Shift + F3 | Feld BU | Steuer-/Buchungsschlüssel auswählen |
F7 | Buchungszeile | Buchungsfeld kopieren |
F8 | Buchungsansicht | Buchungssatz in die Buchungszeile kopieren |
Strg + B | Feld Buchungstext | Buchungstext auswählen; Textnummer eingeben und Strg + B übernimmt die Textkonstante |
Strg + Shift + E | Buchungszeile | automatische Belegfeld-1-Erhöhung ein- oder ausschalten |
Zwei Tasten lohnen sich besonders bei Serien. Mit F8 kopieren Sie einen bereits erfassten Buchungssatz aus der Buchungsansicht in die Buchungszeile und ändern nur, was sich unterscheidet – meist Betrag und Belegfeld 1. Und mit Buchungstextkonstanten tippen Sie im Feld Buchungstext nur noch die Textnummer und drücken Strg + B oder Geteilt auf dem Nummernblock, statt denselben Text jeden Monat neu zu schreiben.
Beispiel: ein Kontoauszug, vier Buchungen
Die Kessler Holzbau KG (erfundenes Beispiel, SKR03, Sachkontenlänge 4) hat im Oktober 2026 vier Umsätze auf dem Bankkonto 1200. Drei davon wiederholen sich jeden Monat oder jedes Quartal, einer ist eine Kundenzahlung mit Rechnungsnummer. Ziel ist, dass ab November keiner dieser vier Umsätze mehr von Hand kontiert werden muss.
| Umsatz auf dem Kontoauszug | Betrag | Schnellster Weg | Einmal einrichten |
|---|---|---|---|
| 01.10. Dauerauftrag Miete Halle 2 | −1.850,00 | Bank-Buchungsvorschlag | Lerndateieintrag auf 4210 |
| 05.10. Nordlicht Medien GmbH, RE-2026-0412 | 1.428,00 | Abgleich mit dem OPOS-Bestand | in der Regel nichts, wenn die Rechnung mit der Rechnungsnummer im Belegfeld 1 auf dem Debitor gebucht ist |
| 15.10. Betriebshaftpflicht, Beitrag 4. Quartal 2026 | −486,20 | Bank-Buchungsvorschlag | Lerndateieintrag auf 4360 |
| 30.10. Kontoführung | −12,90 | Bank-Buchungsvorschlag | Lerndateieintrag auf 4970 |
Die Buchungen dazu, vereinfacht in DATEV-Logik. Die Halle ist im Beispiel ohne Umsatzsteuer vermietet; wird sie mit Umsatzsteuer vermietet, gehört ein Steuerschlüssel zur Buchung – die Kontierung stimmen Sie mit der zuständigen Steuerberatung ab.
Umsatz 1.850,00 H · Konto 1200 · Gegenkonto 4210
Umsatz 1.428,00 S · Konto 1200 · Gegenkonto 10412 · Belegfeld 1 RE-2026-0412
Umsatz 486,20 H · Konto 1200 · Gegenkonto 4360
Umsatz 12,90 H · Konto 1200 · Gegenkonto 4970
Die Probe: Der Bankeffekt der vier Umsätze ist 1.428,00 − 1.850,00 − 486,20 − 12,90 = −921,10 €; genau so viel muss der Kontoauszug zwischen Anfangs- und Endsaldo zeigen. Im SKR04 lauten die Sachkonten 1800 Bank, 6310 Miete, 6400 Versicherungen und 6855 Nebenkosten des Geldverkehrs.
Für die drei wiederkehrenden Umsätze legen Sie je einen Lerndateieintrag an. Laut DATEV (Dok.-Nr. 9211400) übernimmt das Fenster „Lerndateieintrag neu“ Gegenkonto, Buchungstext und KOST-Felder aus der Buchungszeile; ohne Gegenkonto lässt sich kein Eintrag speichern. Beim Bankbeleg ersetzen Sie im Verwendungszweck alles, was sich im nächsten Monat ändert, durch Platzhalter: der Stern steht für mehrere Zeichen, das Fragezeichen für genau eines. Aus „Betriebshaftpflicht, Beitrag 4. Quartal 2026“ wird so „Betriebshaftpflicht, Beitrag ?. Quartal *“. Laut DATEV müssen alle markierten Zuordnungskriterien im Kontoauszug gefunden werden. Oft genügt es, nur die Auftraggeberdaten als Kriterium zu aktivieren und den Verwendungszweck leer zu lassen – etwa, wenn alle Zahlungen an diesen Empfänger auf dasselbe Konto gehören. Das Fenster „Lerndateieintrag neu“ erreichen Sie über Bearbeiten | Buchungsvorschläge.
Wer einen Satz doch von Hand erfasst, bleibt auf der Tastatur: Betrag tippen und mit Eingabe als Soll oder mit Plus als Haben übernehmen, mit Tab oder Eingabe durch die Felder, mit Mal zum Datum und mit Ende zum Buchungstext. Nach dem letzten Feld verarbeitet die Eingabetaste den Satz.
Lerndatei und Bank-Buchungsvorschläge
Die Lerndatei merkt sich, wie ein wiederkehrender Bankumsatz zu buchen ist. Einträge legen Sie direkt beim Buchen an: Strg + L öffnet einen neuen Eintrag für die aktuelle Buchung. Laut DATEV (Dok.-Nr. 9211400) gibt es Lerndateieinträge für wiederkehrende Bankumsätze, Kassen, Rechnungsbelege und Umsätze von Zahlungsdienstleistern; sie lassen sich auch nachträglich anlegen. DATEV empfiehlt den Eintrag, sobald feststeht, dass eine Buchung wie ein Dauerauftrag oder ein Einzug regelmäßig vorkommt. Das Fenster „Buchungsvorschläge bearbeiten“ öffnet Strg + Shift + C.
Wie die Vorschläge vorbelegt werden, legen Sie unter Stammdaten | Lerndatei | Bank fest, über den Link „Einstellungen Bank-Buchungsvorschläge erzeugen“ (Dok.-Nr. 9211782). Dort bestimmen Sie zum Beispiel, ob der Buchungstext aus Auftraggebername, Verwendungszweck oder Kundenreferenz des Kontoumsatzes übernommen wird – für alle Banken gemeinsam oder je Bank abweichend. Was im einzelnen Lerndateieintrag eingestellt ist, hat Vorrang.
Beim DATEV Automatisierungsservice Bank greift laut DATEV zuerst die Lerndatei, dann der automatische Abgleich mit dem lokalen OPOS-Bestand, erst danach die künstliche Intelligenz aus dem Rechenzentrum (Dok.-Nr. 1023907). DATEV schreibt dazu, dass ungenaue Lerndateieinträge unter Umständen bessere Vorschläge verhindern. Eine veraltete Lerndatei kann also auch die Vorschläge des Automatisierungsservice verschlechtern. Bereinigen Sie deshalb Einträge zu beendeten Verträgen und zu Geschäftspartnern, die es nicht mehr gibt.
Für Vorschläge, die auf ein Verrechnungskonto gehören oder übersprungen werden sollen, gibt es Strg + F7; was die Taste tut, stellen Sie im Zusatzbereich Eigenschaften ein, Kategorie Buchungsvorschläge.
Wiederkehrende Buchungen für Verträge
Rechnungen aus Verträgen – Leasingraten, Miete mit Umsatzsteuer, Versicherungen – müssen nicht jeden Monat neu erfasst werden. DATEV nennt dafür die Funktion „Wiederkehrende Buchungen“ (Dok.-Nr. 1035870): einmal erfassen, dann stichtagsbezogen beliebig oft verarbeiten, zum nächsten Fälligkeitsdatum per Knopfdruck.
- Aus einem gebuchten Satz: In der Buchungsansicht legt Strg + Shift + W aus dem markierten Buchungssatz einen wiederkehrenden Buchungssatz an. Voraussetzung: Der Stapel ist nicht festgeschrieben. Ab dem Wirtschaftsjahr 2018 kann der Beleglink mitgenommen werden. Angelegt werden können wiederkehrende Buchungen nur in einem bereichsübergreifenden Buchungsstapel.
- Frei erfassen: über das Menü Erfassen | Wiederkehrende Buchungen | Erfassen.
- Verarbeiten: zum Fälligkeitsdatum per Knopfdruck – von selbst läuft nichts.
- Zum Jahreswechsel: DATEV beschreibt eine eigene Jahresübernahme der wiederkehrenden Buchungen.
Bucht die Kanzlei Rechnungen aus Verträgen über den Kreditor, erzeugt die wiederkehrende Buchung bei jeder Verarbeitung den offenen Posten, und die Zahlung gleicht ihn aus. Dann muss der Lerndateieintrag für die Zahlung auf den Kreditor zeigen, nicht auf das Aufwandskonto. Für denselben Vertrag gilt also: entweder Lerndatei auf das Aufwandskonto (wie oben bei Miete ohne Umsatzsteuer und Versicherung) oder wiederkehrende Buchung über den Kreditor mit Lerndateieintrag auf den Kreditor – nie beides auf das Aufwandskonto, sonst ist der Aufwand doppelt gebucht. Bleibt am Monatsende ein Posten offen, fehlt eine Zahlung, der Betrag hat sich geändert oder der Vertrag ist beendet.
Wird dabei Vorsteuer gezogen – bei Leasing oder Miete mit Umsatzsteuer –, setzt das eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Versicherungsbeiträge enthalten keine Vorsteuer und werden ohne Steuerschlüssel gebucht.
Ob ein Miet- oder Leasingvertrag zusammen mit den Zahlungsbelegen als Rechnung genügt und mit welchem Steuerschlüssel gebucht wird, klären Sie mit der zuständigen Steuerberatung, bevor die wiederkehrende Buchung angelegt wird. Eine falsche Vorlage wiederholt den Fehler jeden Monat.
Fallen: Tasten, die etwas anderes tun
Wer aus anderen Programmen kommt, drückt Tasten aus Gewohnheit. In der Buchungszeile von DATEV haben einige davon eine andere Bedeutung:
- Strg + S speichert nicht, sondern wechselt die Umsatzsteuerart.
- Strg + N öffnet keine neue Buchung, sondern eine Notiz zum Konto.
- Strg + Shift + A ist doppelt belegt: In der Buchungszeile hebt es eine Buchungsbeschränkung auf, in der Ansicht FIBU-Konto öffnet es das Fenster Buchungen ausziffern.
- Strg + M hebt die Kontenzweckprüfung auf.
- F5 löscht den Buchungssatz.
Für die Kontenansicht lohnen sich dagegen drei Tastengruppen: Strg + Shift + P, F und O wechseln zur Primanota, zum FIBU-Konto und zum OPOS-Konto; Strg + Bild ab und Bild auf blättern durch die Konten; Strg + E ändert oder löscht Buchungssätze bereichsweise. Wie Sie im FIBU-Konto sauber ausziffern, beschreibt der Beitrag OPOS in DATEV ausziffern.
Checkliste für Ihr Team
- Belegung im eigenen Programm prüfen: Eingabe und Plus im Feld Umsatz, Mal zum Datum, F8 in der Buchungsansicht.
- Nummernblock an allen Arbeitsplätzen verfügbar machen, auch am Notebook.
- Buchungstextkonstanten für die häufigsten Texte anlegen und die Nummern im Team teilen.
- Für jeden Dauerauftrag und jede regelmäßige Lastschrift einen Lerndateieintrag anlegen; Einträge zu beendeten Verträgen löschen.
- Einstellungen für Bank-Buchungsvorschläge einmal je Mandat prüfen, vor allem die Vorbelegung des Buchungstexts.
- Rechnungen aus Verträgen als wiederkehrende Buchung über den Kreditor anlegen – nach Klärung der Rechnungsfrage mit der Steuerberatung – und den Lerndateieintrag der Zahlung auf den Kreditor umstellen.
- Die Fallen Strg + S, Strg + N und Strg + M im Team einmal ansprechen.
Für Kanzleiteams bieten wir die Inhalte dieses Beitrags als Schulung „Schneller buchen in DATEV“ an – live online, geübt im eigenen Programm.
Quellen und Stand
- DATEV-Hilfe: Übersicht Tasten / Tastenbelegung beim Belege buchen (Dok.-Nr. 9211466), Stand 24.09.2026, abgerufen am 12.11.2026
- DATEV-Hilfe: Lerndateieinträge beim Buchen anlegen (Dok.-Nr. 9211400), Stand 24.09.2026, abgerufen am 12.11.2026
- DATEV-Hilfe: Einstellungen für Bank-Buchungsvorschläge erzeugen festlegen (Dok.-Nr. 9211782), Stand 24.09.2026, abgerufen am 12.11.2026
- DATEV-Hilfe: DATEV Automatisierungsservice Bank, Überblick (Dok.-Nr. 1023907), Stand 14.07.2026, abgerufen am 12.11.2026
- DATEV-Hilfe: Wiederkehrende Buchungen erfassen und verarbeiten (Dok.-Nr. 1035870), Stand 25.10.2025, abgerufen am 12.11.2026
- DATEV-Kontenrahmen 2026 SKR03 und SKR04 (Dok.-Nr. 0907817), abgerufen am 12.11.2026
- § 15 UStG – Vorsteuerabzug, abgerufen am 12.11.2026
Alle Beispiele sind erfunden und vereinfacht. Grafiken sind eigene schematische Darstellungen, keine Bildschirmansichten von DATEV. DATEV ist eine Marke der DATEV eG; Abstimmwerk steht mit der DATEV eG in keiner geschäftlichen Verbindung.
Häufige Fragen
Wie buche ich in DATEV Soll und Haben mit der Tastatur?
Im Feld Umsatz erzeugt die Eingabetaste eine Soll-Buchung und die Plustaste eine Haben-Buchung. In den übrigen Feldern springt die Eingabetaste weiter und verarbeitet nach dem letzten Feld den Buchungssatz. Sind alle Pflichtfelder gefüllt, erzeugt Plus eine Kurzbuchung. So steht das in der DATEV-Hilfe, Dok.-Nr. 9211466.
Wie kopiere ich in DATEV einen Buchungssatz?
In der Buchungsansicht kopiert F8 den markierten Buchungssatz in die Buchungszeile; Sie ändern dann nur Betrag, Datum oder Belegfeld 1. F7 kopiert in der Buchungszeile ein einzelnes Buchungsfeld. Strg + Alt + C legt einen Buchungssatz in die Zwischenablage, um ihn in einen anderen Buchungsstapel einzufügen.
Warum speichert Strg + S in DATEV nicht?
Weil die Tastenkombination beim Belege buchen anders belegt ist: Strg + S wechselt in der Buchungszeile die Umsatzsteuerart. Ein Buchungssatz wird mit der Eingabetaste nach dem letzten Feld verarbeitet. Auch Strg + N ist anders belegt und öffnet eine Notiz zum Konto statt einer neuen Buchung.
Was ist der Unterschied zwischen Lerndatei und wiederkehrender Buchung?
Die Lerndatei schlägt vor, wie ein Umsatz aus dem Kontoauszug zu buchen ist – sie reagiert auf den Kontoauszug. Eine wiederkehrende Buchung erzeugt dagegen beim Verarbeiten einen Buchungssatz zum Fälligkeitsdatum, etwa die monatliche Mietrechnung. Zusammen eingesetzt entsteht der offene Posten aus der wiederkehrenden Buchung auf dem Kreditor; die Zahlung gleicht ihn aus, wenn der Lerndateieintrag auf denselben Kreditor zeigt.
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