DATEV-Buchungsstapel (EXTF) importieren: Aufbau, Fehler, Checkliste
Einen DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format importieren Sie in Kanzlei-Rechnungswesen über Bestand | Importieren | Stapelverarbeitung. Die Kopfzeile muss Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahresbeginn und Sachkontenlänge des Mandats enthalten. Die Buchungszeile enthält unter anderem Umsatz, Soll-/Haben-Kennzeichen, Konto, Gegenkonto und das Belegdatum im Format TTMM. Fehler und Hinweise zeigt das Importprotokoll.
Was ist ein EXTF-Buchungsstapel, und wie kommt er in DATEV?
Das DATEV-Format ist eine CSV-Datei mit festem Aufbau. Die Kopfzeile beginnt mit dem Kennzeichen EXTF, wenn die Datei aus der Anwendung eines Drittanbieters stammt, und mit DTVF, wenn sie aus einer DATEV-Anwendung exportiert wurde. Die Formatkategorie 21 steht für den Buchungsstapel. Verbindliche Quelle für alle Felder ist die Formatbeschreibung im DATEV Developer Portal; die folgenden Angaben stammen von dort.
Die Datei hat drei Teile: Zeile 1 ist die Kopfzeile, Zeile 2 enthält die Spaltenüberschriften, ab Zeile 3 folgen die Buchungssätze. Die Felder sind durch Semikolon getrennt, Textfelder stehen in Anführungszeichen, jede Zeile endet mit CR/LF. Der Dateiname beginnt mit EXTF_ und endet auf .csv; sonst wird die Datei beim Import nicht erkannt (Dok.-Nr. 1044208).
Der Import läuft über die Stapelverarbeitung. Das DATEV Hilfe-Center (Dok.-Nr. 9211447) beschreibt den Ablauf so:
- Mandantenbestand im DATEV-Rechnungswesen-Programm öffnen.
- Bestand | Importieren | Stapelverarbeitung wählen.
- Über den Link „Importieren“ die Datei einlesen. Dateien im Importverzeichnis des Programms können sofort verarbeitet werden.
- Bei der Verarbeitung prüft das Programm den Stapel. Bei Fehlern oder Hinweisen erscheint automatisch das Importprotokoll.
- Im Fenster „Buchungssätze verarbeiten“ entscheiden, ob auch Buchungssätze mit Fehlern oder Hinweisen übernommen werden oder nur korrekte. Fehlerhafte Sätze lassen sich danach in Belege buchen berichtigen.
Gibt es im Bestand bereits Stapel für dieselbe Periode mit gleichem Buchungstyp, bietet das Programm an, den neuen Stapel anzuhängen. Jeder Importvorgang wird protokolliert; das Protokoll finden Sie unter Bestand | Importieren | Importprotokoll. DATEV empfiehlt für die Erstellung, je Buchungsperiode eine eigene Datei zu erzeugen.
Aufbau der Kopfzeile (Header)
Der Header ist immer die erste Zeile der Datei und hat 31 Felder, getrennt durch Semikolon. Für den Buchungsstapel sind diese Felder entscheidend:
| Nr. | Feld | Inhalt und Regel laut DATEV |
|---|---|---|
| 1 | Kennzeichen | EXTF (Drittanbieter) oder DTVF (DATEV-Anwendung), in Anführungszeichen |
| 2 | Versionsnummer | 700 |
| 3 | Formatkategorie | 21 = Buchungsstapel (16 = Debitoren/Kreditoren, 20 = Sachkontenbeschriftungen) |
| 4 | Formatname | Buchungsstapel |
| 5 | Formatversion | 13 für den Buchungsstapel |
| 6 | Erzeugt am | Zeitstempel JJJJMMTTHHMMSS mit drei Stellen Millisekunden, zusammen 17 Ziffern |
| 11 | Beraternummer | Bereich 1001 bis 9999999 |
| 12 | Mandantennummer | Bereich 1 bis 99999 |
| 13 | WJ-Beginn | Wirtschaftsjahresbeginn, Format JJJJMMTT |
| 14 | Sachkontenlänge | 4 bis 8; muss beim Import mit der Konfiguration des Mandats übereinstimmen |
| 15, 16 | Datum von, Datum bis | Beginn und Ende der Periode des Stapels, Format JJJJMMTT |
| 17 | Bezeichnung | Bezeichnung des Stapels, höchstens 30 Zeichen |
| 18 | Diktatkürzel | Kürzel des Bearbeiters in Großbuchstaben, kann leer bleiben |
| 19 | Buchungstyp | 1 = Finanzbuchführung (Standard), 2 = Jahresabschluss |
| 21 | Festschreibung | 0 = keine Festschreibung, 1 = Festschreibung (Standard) |
| 22 | WKZ | ISO-Code der Währung, Standard EUR |
| 27 | Sachkontenrahmen | Kontenrahmen der Bewegungsdaten, zum Beispiel 03 oder 04 |
Eine Kopfzeile für einen Bankstapel November 2026, Sachkontenlänge 4, SKR03, ohne Festschreibung (Berater- und Mandantennummer sind erfunden):
"EXTF";700;21;"Buchungsstapel";13;20261111093015123;;"AW";"";"";45678;10250;20260101;4;20261101;20261130;"Bank 11/2026";"";1;0;0;"EUR";;"";;;"03";;;"";""
Die wichtigsten Spalten der Buchungszeile
Der Buchungsstapel kennt 125 Spalten. Für Bankbuchungen mit OPOS-Bezug kommt es auf die ersten vierzehn an:
| Nr. | Spalte | Regel laut DATEV |
|---|---|---|
| 1 | Umsatz | Positiv, nicht 0,00; Komma als Dezimaltrennzeichen, zwei Nachkommastellen, kein Tausenderpunkt |
| 2 | Soll-/Haben-Kennzeichen | S oder H; bezieht sich auf das Feld Konto (Spalte 7) |
| 3 | WKZ Umsatz | ISO-Code; Standard ist die Währung aus dem Header |
| 7 | Konto | Sach- oder Personenkonto; Personenkonten dürfen nur eine Stelle länger sein als die Sachkontenlänge |
| 8 | Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel) | Sach- oder Personenkonto, gleiche Längenregel |
| 9 | BU-Schlüssel | Steuerungskennzeichen, vierstellig in Anführungszeichen |
| 10 | Belegdatum | Format TTMM, zum Beispiel 0611; das Jahr ermittelt DATEV aus den Kopfdaten (die Formatbeschreibung nennt Header-Feld 13) |
| 11 | Belegfeld 1 | Rechnungs- oder Belegnummer, höchstens 36 Zeichen; Schlüssel für den Ausgleich offener Rechnungen. Zulässig sind Buchstaben, Ziffern, Unterstrich und die Sonderzeichen $ & % * + - /. Nicht zulässig sind insbesondere Leerzeichen, Umlaute, Punkt, Komma, Semikolon und Doppelpunkt |
| 12 | Belegfeld 2 | Höchstens 12 Zeichen; Belegnummer oder OPOS-Information wie das Fälligkeitsdatum |
| 13 | Skonto | Skontobetrag; nur bei Zahlungen zulässig, der Wert 0 ist unzulässig |
| 14 | Buchungstext | Höchstens 60 Zeichen |
| 114 | Festschreibung | Leer = nicht definiert, wird automatisch festgeschrieben; 0 = keine Festschreibung; 1 = Festschreibung |
Beispiel: Die Nordlicht Medien GmbH (Debitor 10520) überweist am 06.11.2026 einen Betrag von 6.412,35 € für drei Rechnungen. Als vereinfachte Buchungen (SKR03):
Umsatz 2.142,00 S · Konto 1200 Bank · Gegenkonto 10520 · Belegfeld 1 RE-2026-0712
Umsatz 1.487,50 S · Konto 1200 Bank · Gegenkonto 10520 · Belegfeld 1 RE-2026-0725
Umsatz 2.782,85 S · Konto 1200 Bank · Gegenkonto 10520 · Belegfeld 1 RE-2026-0731
// Kontrolle: 2.142,00 + 1.487,50 + 2.782,85 = 6.412,35 = Kontoumsatz
In der Datei stehen dieselben Buchungen so (jeweils die ersten vierzehn Spalten):
2142,00;"S";"EUR";;;;1200;10520;"";0611;"RE-2026-0712";"";;"Nordlicht Medien GmbH"
1487,50;"S";"EUR";;;;1200;10520;"";0611;"RE-2026-0725";"";;"Nordlicht Medien GmbH"
2782,85;"S";"EUR";;;;1200;10520;"";0611;"RE-2026-0731";"";;"Nordlicht Medien GmbH"
Soll an Konto 1200 mit Gegenkonto 10520 bedeutet: Bank im Soll, Debitor im Haben. Die Rechnungsnummern müssen genau so geschrieben sein wie in den Rechnungsbuchungen, sonst gleicht sich der offene Posten nicht aus. Den Hintergrund erläutert der Beitrag OPOS in DATEV abstimmen und ausziffern.
Festschreibung: Header-Feld 21 und Spalte 114
Die Festschreibung wird an zwei Stellen gesteuert, und beide haben einen Standard, der zur Festschreibung führt:
- Header-Feld 21: 1 ist der Standardwert und bedeutet Festschreibung, 0 bedeutet keine Festschreibung.
- Spalte 114 der Buchungszeile: Enthält ein Buchungssatz hier den Wert 1, wird der gesamte Stapel nach dem Import festgeschrieben. Ein leeres Feld gilt als nicht definiert und führt ebenfalls zur automatischen Festschreibung.
Das Hilfe-Center bestätigt das für die Stapelverarbeitung: Bereits festgeschriebene Stapel werden nach dem Import programmseitig festgeschrieben, und Stapel ohne konkretes Festschreibekennzeichen werden automatisch festgeschrieben. Eine Aufhebung ist nur in begründeten Ausnahmefällen über ein Recht in der DATEV Rechteverwaltung möglich und wird dokumentiert.
Klären Sie vor dem ersten Import mit dem Ersteller der Datei, welches Festschreibekennzeichen geliefert wird. Soll die Kanzlei den Stapel nach dem Import noch prüfen und selbst festschreiben, muss die Datei ausdrücklich „keine Festschreibung“ tragen.
Abstimmwerk liefert Buchungsstapel für Bankbuchungen und OPOS-Abstimmung so, dass das Festschreiben bei der Kanzlei bleibt, zusammen mit einem Protokoll der Summen je Konto. Wie die Zusammenarbeit aufgebaut ist, beschreibt die Seite White-Label für Steuerkanzleien: Bankbuchungen und OPOS-Abstimmung.
Typische Importfehler: Fehler, Ursache, Lösung
| Fehlerbild | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Meldung #REW01155: Eingabe im Feld ist nicht zulässig, das Feld kann nicht übernommen werden | Ein Feldinhalt verletzt das Format. DATEV nennt als Beispiel ein Belegdatum im Format TT.MM.JJJJ statt TTMM oder eine überschrittene Feldlänge | Datei im Editor öffnen, den gemeldeten Inhalt suchen, Erzeugung der Datei korrigieren (Dok.-Nr. 1045466) |
| Stapel passt nicht zum Mandat | Sachkontenlänge im Header (Feld 14) weicht von der Einstellung des Mandats ab, oder Berater-, Mandantennummer oder Wirtschaftsjahresbeginn stimmen nicht | Kopfdaten mit den Mandantendaten abgleichen und Datei neu erzeugen |
| Konto wird abgelehnt | Kontonummer ist länger als zulässig; Personenkonten dürfen nur eine Stelle länger sein als die Sachkonten | Kontenlängen prüfen: bei Sachkontenlänge 4 sind Personenkonten fünfstellig |
| Belegfeld 1 wird nicht übernommen | Leerzeichen, Umlaut, Punkt oder Komma in der Rechnungsnummer, oder mehr als 36 Zeichen | Rechnungsnummern beim Erzeugen bereinigen, und zwar genauso wie in den Rechnungsbuchungen |
| Umsatz wird abgelehnt | Betrag 0,00, negatives Vorzeichen, Punkt als Dezimaltrennzeichen oder Tausenderpunkt | Positiven Betrag mit Komma liefern; die Richtung über das Kennzeichen S oder H steuern |
| Buchungen landen im falschen Jahr oder Monat | Belegdatum enthält nur Tag und Monat; Wirtschaftsjahresbeginn oder Zeitraum im Header sind falsch | Felder 13, 15 und 16 des Headers prüfen; je Periode eine Datei |
| Offene Posten gleichen sich nach dem Import nicht aus | Rechnungsnummer weicht ab, zum Beispiel durch Führungsnullen | In den Einstellungen der Stapelverarbeitung „Führungsnullen bei Belegfeld 1 und/oder 2 abschneiden“ aktivieren oder Nummern angleichen (Dok.-Nr. 9211448) |
| Hinweis auf doppelte Buchungen im Verarbeitungsprotokoll | Die Prüfung findet auf dem Personenkonto eine Buchung mit gleichem Umsatz, S/H-Kennzeichen, Belegfeld 1 und Datum | Prüfen, ob die Datei schon einmal importiert wurde; die Prüfung wird in den Einstellungen getrennt für Debitoren und Kreditoren festgelegt |
| Stapel ist nach dem Import festgeschrieben | Header-Feld 21 steht auf 1, oder Spalte 114 ist leer oder 1 | Kennzeichen vor dem Import klären; nachträgliche Aufhebung nur über die Rechteverwaltung |
| Skonto wird abgelehnt | Skontobetrag 0 oder Skonto an einer Buchung, die keine Zahlung ist | Spalte 13 nur bei Zahlungen und nur mit Betrag größer null füllen |
Die Zeilen zu Kopfdaten, Kontenlänge, Belegfeld 1, Umsatz, Belegdatum und Skonto sind aus den Formatregeln abgeleitet; wie DATEV einen solchen Verstoß im Einzelfall meldet, zeigt das Importprotokoll. Die von DATEV dokumentierten Meldungen – „Keine Daten vorhanden“, #REW04506, #REW10152, #REW10153 und #REW01155 – erläutert der Beitrag EXTF-Format-Fehler: warum der DATEV-Import fehlschlägt mit Ursache, Lösung und einer korrigierten Beispielzeile.
Checkliste vor dem Import
- Kopfdaten: Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahresbeginn und Sachkontenlänge stimmen mit dem Mandat überein.
- Zeitraum: Datum von und Datum bis decken alle Belegdaten des Stapels ab; eine Datei je Periode.
- Festschreibung: Header-Feld 21 und Spalte 114 tragen den vereinbarten Wert.
- Konten: Alle Sach- und Personenkonten sind im Bestand vorhanden und haben die richtige Länge.
- Beträge: Keine Nullbeträge, keine Vorzeichen, Komma als Dezimaltrennzeichen.
- Belegfeld 1: Höchstens 36 Zeichen, nur zulässige Zeichen, Schreibweise wie in den Rechnungsbuchungen.
- Buchungstext: Höchstens 60 Zeichen.
- Summenkontrolle: Summe der Bankbuchungen im Stapel gegen die Bewegung des Kontoauszugs im selben Zeitraum, Differenz 0,00 €.
- Doppelimport ausschließen: Im Importprotokoll prüfen, ob die Datei bereits verarbeitet wurde.
- Erst testen: Beim ersten Stapel eines neuen Lieferwegs in einem Testbestand oder mit wenigen Zeilen beginnen.
Die formalen Punkte können Sie vorab mit dem kostenlosen EXTF-Prüfer kontrollieren: Er prüft Kopfzeile und Buchungszeilen einer Datei auf Plausibilität, bevor Sie sie in DATEV einlesen. Die Prüfung ersetzt nicht das Importprotokoll von DATEV.
Bewahren Sie zu jedem importierten Stapel die Datei, das Protokoll des Erstellers und das DATEV-Importprotokoll gemeinsam auf. Damit lässt sich später nachvollziehen, welche Buchungen aus welcher Lieferung stammen.
Quellen und Stand
Stand: 11.11.2026. Alle Quellen abgerufen am 11.11.2026. Maßgeblich ist die jeweils aktuelle Formatbeschreibung von DATEV; Menüs können je Programm und Version abweichen.
- DATEV Developer Portal: DATEV-Format, Einstieg (technischer Aufbau)
- DATEV Developer Portal: DATEV-Format, Header
- DATEV Developer Portal: DATEV-Format, Buchungsstapel
- DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 9211447: Stapel mit Daten im DATEV-Format verarbeiten
- DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 9211448: Einstellungen für die Stapelverarbeitung oder den ASCII-Import vornehmen
- DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1045466: #REW01155 beim Daten importieren von ASCII-Daten oder Stapelverarbeitung
- DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1044208: Stapelverarbeitung: REW04506 oder „Keine Daten vorhanden“ beim Importieren
Häufige Fragen
Wo importiere ich einen EXTF-Buchungsstapel in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen?
Öffnen Sie den Mandantenbestand und wählen Sie Bestand | Importieren | Stapelverarbeitung. Über den Link Importieren lesen Sie die Datei ein. Das Programm prüft den Stapel bei der Verarbeitung und zeigt bei Fehlern oder Hinweisen automatisch das Importprotokoll. Danach entscheiden Sie, ob nur korrekte oder auch fehlerhafte Buchungssätze übernommen werden.
Was ist der Unterschied zwischen EXTF und DTVF?
Beide Kürzel stehen im ersten Feld der Kopfzeile einer Datei im DATEV-Format. EXTF kennzeichnet Dateien aus der Anwendung eines Drittanbieters, DTVF Dateien, die aus einer DATEV-Anwendung exportiert wurden. Der Aufbau folgt in beiden Fällen der DATEV-Formatbeschreibung: Kopfzeile, Überschriftszeile, Datenzeilen. Ein Buchungsstapel trägt jeweils die Formatkategorie 21.
Wird ein importierter Buchungsstapel automatisch festgeschrieben?
Das hängt vom Festschreibekennzeichen ab. Im Header ist 1 der Standard und bedeutet Festschreibung. In der Buchungszeile führt der Wert 1 in Spalte 114 zur Festschreibung des gesamten Stapels, ein leeres Feld ebenfalls. Nur der Wert 0 verhindert die Festschreibung. Laut DATEV Hilfe-Center werden Stapel ohne konkretes Kennzeichen automatisch festgeschrieben.
Wie lang dürfen Belegfeld 1 und Buchungstext im DATEV-Format sein?
Belegfeld 1 fasst höchstens 36 Zeichen, der Buchungstext höchstens 60 Zeichen. Im Belegfeld 1 sind Buchstaben, Ziffern, Unterstrich und die Sonderzeichen Dollar, kaufmännisches Und, Prozent, Stern, Plus, Minus und Schrägstrich zulässig. Leerzeichen, Umlaute, Punkt, Komma, Semikolon und Doppelpunkt sind laut DATEV-Formatbeschreibung unzulässig und führen beim Import zu Fehlern.
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