Auszahlungen von PayPal, Stripe und Klarna in DATEV buchen und abstimmen

Warum die Auszahlung nie zur Rechnungssumme passt

Ein Zahlungsdienstleister zieht das Geld bei den Kunden ein, sammelt es auf einem Guthabenkonto und überweist es gebündelt an das Geschäftskonto des Mandanten. Auf dem Kontoauszug erscheint deshalb ein einziger Betrag, der zu keiner Rechnung passt. Er ist das Ergebnis mehrerer Bewegungen, die nur in der Abrechnung des Anbieters stehen:

Wer die Auszahlung direkt gegen einen Debitor oder ein Erlöskonto bucht, verliert diese Aufteilung. Die Rechnungen bleiben offen, die Gebühren fehlen im Aufwand, und Erstattungen tauchen nirgends auf. Welche Bestandteile im Einzelfall vorkommen und wie die Abrechnungen heißen, unterscheidet sich je Anbieter und Vertrag.

Ein Verrechnungskonto je Anbieter: der Buchungsweg

Bewährt hat sich in der Praxis ein eigenes Konto je Anbieter, das wie ein zweites Bankkonto geführt wird. DATEV legt das PayPal-Konto beim Zahlungsdatenservice ebenfalls ähnlich einem Bankkonto an. Auf diesem Konto treffen sich vier Buchungsarten:

1. Kundenzahlungen laut Abrechnung: Verrechnungskonto an Debitor, je Rechnung eine Zeile mit der Rechnungsnummer im Belegfeld 1. Damit wird der offene Posten ausgeglichen.
2. Erstattungen: Debitor an Verrechnungskonto, mit der Nummer der Gutschrift im Belegfeld 1. Die Gutschrift selbst ist vorher gebucht.
3. Gebühren: Gebührenkonto an Verrechnungskonto, je Abrechnung in einer Summe oder je Transaktion.
4. Auszahlung laut Kontoauszug: Bank an Verrechnungskonto.

Welches Konto Sie nehmen, legt die zuständige Steuerberatung fest. Im Standardkontenrahmen kommen 1360 Geldtransit (SKR04: 1460) oder ein individuell eingerichtetes Konto je Anbieter in Betracht. Nicht geeignet ist das Konto für ungeklärte Posten, im SKR03 meist 1792, im SKR04 3630 Sonstige Verrechnungskonten: Sonst vermischen sich Klärfälle mit regulären Zahlungsströmen, und keiner der beiden Salden lässt sich mehr erklären. Die Unterschiede der Konten beschreibt der Beitrag Verrechnungskonto für ungeklärte Posten in DATEV.

Durchgerechnetes Beispiel: eine Stripe-Auszahlung mit Erstattung

Das Mandat Werkstatt Ruhr GmbH verkauft Ersatzteile in einem Onlineshop und lässt Kartenzahlungen über Stripe abwickeln. Die Ausgangsrechnungen werden auf dem Sammeldebitor 10900 gebucht. Am 27.10.2026 gehen auf dem Geschäftskonto 2.996,55 € ein. Die Abrechnung zu dieser Auszahlung enthält 14 Kundenzahlungen vom 20. bis 26.10.2026, eine Erstattung und die Gebühren:

Die 14 Kundenzahlungen verteilen sich auf die Rechnungen RE-2026-4101 bis RE-2026-4114:

Rechenprobe: 3.212,40 € Kundenzahlungen − 119,00 € Erstattung − 96,85 € Gebühren = 2.996,55 €. Das entspricht dem Kontoumsatz. Die Erstattung betrifft eine Retoure aus dem September; die Gutschrift GS-2026-0212 über 119,00 € ist im Mandat bereits gebucht und steht als Habenposten auf dem Debitor.

Vereinfacht, SKR03, Sachkontenlänge 4, Verrechnungskonto im Beispiel 1360 Geldtransit, Gebühren auf 4970 Nebenkosten des Geldverkehrs (im SKR04: Bank 1800, Geldtransit 1460, Gebühren 6855):

Nach der Buchung sind die 14 Rechnungen und die Gutschrift auf dem Debitor ausgeglichen, die Gebühren stehen im Aufwand, und das Verrechnungskonto ist für diese Auszahlung auf 0,00 €. Ein BU-Schlüssel ist in den Zeilen nicht gesetzt. Wie die Gebühren umsatzsteuerlich zu behandeln sind, hängt unter anderem vom Anbieter und dessen Sitz ab; das stimmen Sie mit der zuständigen Steuerberatung ab. Bei Ist-Versteuerung gilt das auch für die Frage, wann die Kundenzahlung als vereinnahmt gilt.

Was DATEV dafür anbietet

DATEV bietet zwei Datenservices für Zahlungsdienstleister an:

• DATEV Zahlungsdatenservice für PayPal (Art.-Nr. 20494): Die PayPal-Umsätze werden laut Produktseite täglich in der DATEV-Cloud bereitgestellt und aus dem Rechnungswesen-Programm abgerufen. Verarbeitet werden sie analog dem elektronischen Bankbuchen; das PayPal-Konto wird unter „Stammdaten | Zahlungsdienstleister“ angelegt. Die OPOS-Suche ist über das Feld Auftragsnummer möglich, zum Beispiel mit der Order-ID. Vorausgesetzt wird DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen oder Rechnungswesen kommunal. Preis laut Produktseite: monatlich ab 1,36 €.
• DATEV Datenservice Zahlungsdienstleister (Art.-Nr. 20499): Nach der Pressemeldung vom 07.04.2026 ergänzt er die bestehenden Schnittstellen zu PayPal und Amazon um Amazon Pay, eBay, Klarna, Mollie, Shopify und Stripe. Die Zahlungsdaten werden in einer Online-Anwendung gesammelt und automatisch passenden Rechnungsbuchungen beziehungsweise offenen Posten zugeordnet. Die Buchungsvorschläge lassen sich nach Zeitraum und Status filtern, für wiederkehrende Fälle können eigene Regeln hinterlegt werden. Nach der Prüfung werden die Vorschläge als Buchungssätze im DATEV-Format exportiert und in das Rechnungswesen-Programm übernommen. Angelegt wird der Service laut Produktseite im Rechnungswesen-Programm unter „Bestand | Online-Anwendungen | Zahlungsdienstleister bearbeiten“. Laut Produktseite lassen sich die FIBU-Konten der Zahlungsdienstleister über das Feld „Abrechnungsreferenz“ abstimmen; Fremdwährungstransaktionen werden mit Einschränkungen verarbeitet. Preis laut Produktseite: monatlich ab 10,00 €.

Die Einrichtung des Kontos beschreiben die Hilfe-Center-Dokumente „Konto für Zahlungsdienstleister einrichten“ (Dok.-Nr. 1039941) und „Konto für Zahlungsdienstleister berechtigen“ (Dok.-Nr. 1039904). Zwei Punkte gelten auch mit Service: Die Vorschläge sind zu prüfen, bevor sie übernommen werden, und das Verrechnungskonto ist nach jeder Auszahlung abzustimmen. Laut der Marktplatzseite für Stripe weist DATEV selbst darauf hin, dass nur das fehlerfreie Einlesen der Datei in die DATEV-Software geprüft wird, nicht die fachliche Richtigkeit der übergebenen Daten.

Ohne Datenservice: Abrechnungsdatei des Anbieters und Buchungsstapel

Nicht jedes Mandat nutzt einen Datenservice, und nicht jeder Anbieter ist angebunden. Dann ist die Abrechnung des Anbieters die Buchungsgrundlage. Die Anbieter stellen in der Regel je Auszahlung oder je Zeitraum einen Bericht bereit, der jede Transaktion mit Betrag, Gebühr und Referenz ausweist, meist als CSV- oder Tabellendatei. Bezeichnungen und Spalten unterscheiden sich je Anbieter.

Aus dem Bericht entsteht ein Buchungsstapel nach dem Muster des Beispiels. Drei Punkte entscheiden darüber, ob der Ausgleich in DATEV gelingt:

• Rechnungsnummer finden: Die Transaktion trägt oft nur eine Bestell- oder Transaktionsnummer. Die Brücke zur Rechnungsnummer liefert das Shopsystem oder die Faktura des Mandanten. Ohne diese Zuordnung bleibt der Posten offen.
• Schreibweise übernehmen: Ins Belegfeld 1 gehört die Rechnungsnummer genau so, wie sie in der Rechnungsbuchung steht. Nach der öffentlichen Formatbeschreibung lässt das Feld höchstens 36 Zeichen zu; Leerzeichen, Punkt und Komma sind darin nicht vorgesehen.
• Referenzen mitgeben: Nach der öffentlichen Formatbeschreibung enthält das DATEV-Format, je nach Formatversion, Felder für Auftragsnummer und Abrechnungsreferenz. Die Auszahlungskennung des Anbieters im Buchungstext oder in der Abrechnungsreferenz macht später nachvollziehbar, welche Zeilen zu welcher Auszahlung gehören.

Vor dem Import lohnt eine formale Prüfung der Datei, etwa mit dem kostenlosen EXTF-Prüfer. Wie Sie eine Auszahlung ohne Bericht über die offenen Posten rekonstruieren, steht im Beitrag Sammelzahlung in DATEV auflösen. Fehlt die Abrechnung ganz, ist die Auszahlung ein Klärfall und gehört bis zur Klärung auf das Konto für ungeklärte Posten.

Abstimmen: den Saldo des Verrechnungskontos erklären

Ein Verrechnungskonto mit Saldo ist nicht falsch. Falsch ist ein Saldo, den niemand erklären kann. Zum Monatsende sollte der Saldo dem Guthaben entsprechen, das der Anbieter zum selben Stichtag ausweist.

Im Beispiel gehen nach dem 26.10.2026 weitere Kundenzahlungen über 1.004,30 € ein, die Stripe erst im November auszahlt. Sie sind im Oktober gebucht. Der Saldenbericht des Anbieters zum 31.10.2026 nennt ein Guthaben von 974,18 €:

Die Differenz von 30,12 € ist benannt: Es sind die Gebühren der noch nicht ausgezahlten Transaktionen. Werden sie zum Monatsende gebucht, stimmt der Kontosaldo mit dem Guthaben überein. Bleibt nach dieser Rechnung ein Rest, kommen typischerweise diese Ursachen in Frage:

• Eine Zahlung ist im Bericht enthalten, aber nicht gebucht, weil die Rechnung fehlt oder anders nummeriert ist.
• Eine Rückbelastung ist noch nicht erfasst. Sie wird wie eine zurückgenommene Zahlung gebucht: Debitor an Verrechnungskonto, mit der ursprünglichen Rechnungsnummer im Belegfeld 1. Die Rechnung ist danach wieder offen, eine Rückbelastungsgebühr erhält eine eigene Zeile.
• Der Anbieter hält einen Teil des Guthabens als Reserve zurück, oder eine Auszahlung ist unterwegs und steht erst im Folgemonat auf dem Kontoauszug.
• Fremdwährungszahlungen wurden zu einem anderen Kurs umgerechnet als im Bericht.

Jede Ursache wird einer Transaktion zugeordnet. Pauschale Ausgleichsbuchungen auf Gebühren oder Erlöse machen das Konto rechnerisch glatt, verdecken aber offene Forderungen.

Checkliste für den Monat

1. Abrechnungen vollständig: Für jede Auszahlung auf dem Kontoauszug liegt die Abrechnung des Anbieters vor.
2. Rechenprobe je Auszahlung: Kundenzahlungen minus Erstattungen, Rückbelastungen und Gebühren ergeben centgenau den Kontoumsatz.
3. Kundenzahlungen brutto buchen: je Rechnung eine Zeile, Rechnungsnummer im Belegfeld 1 in der Schreibweise der Rechnungsbuchung.
4. Erstattungen gegen Gutschriften: Ist zu jeder Erstattung die Gutschrift gebucht?
5. Gebühren als eigene Zeilen: Gebührenkonto und umsatzsteuerliche Behandlung mit der Steuerberatung abgestimmt.
6. Rückbelastungen: Zahlung zurückgenommen, Rechnung wieder offen, Mandant informiert.
7. Saldo zum Monatsende: Saldo je Anbieterkonto gleich Guthaben laut Saldenbericht, jede Abweichung benannt.

Prüffrage zum Schluss: Lässt sich der Saldo jedes Anbieterkontos mit dem Saldenbericht des Anbieters in einem Satz erklären? Wenn ja, ist der Monat abgestimmt.

Abstimmwerk übernimmt für Steuerkanzleien die Bankbuchungen in DATEV samt OPOS-Abstimmung und teilt Auszahlungen von Zahlungsdienstleistern nach diesen Schritten auf: Kundenzahlungen je Rechnung, Gebühren und Erstattungen als eigene Zeilen, Übergabe als Buchungsstapel oder Buchung im DATEV der Kanzlei. Was sich nicht zuordnen lässt, steht mit Rückfrage auf der Klärliste. Das Festschreiben bleibt bei der Kanzlei.

Quellen und Stand

Stand: 11.11.2026. Alle Quellen abgerufen am 11.11.2026. Menüs, Funktionsumfang und Preise können sich ändern; Kontonummern sind Beispiele. Die Angaben zu Abrechnungsberichten, Reserven und Rückbelastungen beschreiben die übliche Praxis der Anbieter und stammen nicht aus DATEV-Quellen.

• DATEV, Pressemeldung vom 07.04.2026: Zahlungsströme einfach in die Buchführung bringen
• DATEV-Shop, Art.-Nr. 20499: DATEV Datenservice Zahlungsdienstleister
• DATEV-Shop, Art.-Nr. 20494: DATEV Zahlungsdatenservice für PayPal
• DATEV Marktplatz: DATEV Datenservice Zahlungsdienstleister für Stripe
• DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1039904: Konto für Zahlungsdienstleister berechtigen
• DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1039941: Konto für Zahlungsdienstleister einrichten
• DATEV Developer Portal: DATEV-Format, Buchungsstapel

Häufige Fragen

Abstimmwerk bucht für Steuerkanzleien die Kontoumsätze ihrer DATEV-Mandate und stimmt die offenen Posten ab: Bankbuchungen in DATEV · OPOS-Abstimmung in DATEV · White-Label für Kanzleien · Festpreise je Mandat

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