Buchführungsarbeit auslagern als Steuerkanzlei: Bankbuchungen und OPOS-Abstimmung abgeben

Was sich abgeben lässt und was in der Kanzlei bleibt

Wenn in der Kanzlei von Fibu-Rückstand die Rede ist, sind selten Abschlussbuchungen gemeint. Gemeint ist die Mengenarbeit: Kontoumsätze kontieren, Zahlungen offenen Posten zuordnen, Sammel- und Teilzahlungen auflösen, Verrechnungskonten leeren, beim Mandanten nachfragen. Diese Arbeit ist planbar, wiederholt sich monatlich und lässt sich als Paket beschreiben. Deshalb eignet sie sich zum Abgeben.

Die Grenze folgt dem Gesetz. § 6 StBerG (Buchen laufender Geschäftsvorfälle) nimmt bestimmte Tätigkeiten vom Verbot der unbefugten Hilfeleistung in Steuersachen aus, wenn sie in der Verantwortung von Personen mit kaufmännischer Abschlussprüfung oder gleichwertiger Vorbildung und mindestens drei Jahren Praxis im Buchhaltungswesen liegen. Abschlüsse, Voranmeldungen und Beratung gehören nicht dazu. Ein Dienstleister, der mehr anbietet, ist ein Warnsignal.

Kapazitätsrechnung: StBVV-Mittelgebühr als Referenz

Ob sich das Abgeben rechnet, lässt sich je Mandat überschlagen. Referenz ist das Honorar. Nach § 33 Abs. 1 StBVV erhält die Kanzlei für die Buchführung einschließlich des Kontierens der Belege eine Monatsgebühr von 2/10 bis 12/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle C; rechnerischer Mittelwert sind 7/10. Gegenstandswert ist nach § 33 Abs. 6 StBVV der jeweils höhere Betrag aus Jahresumsatz und Aufwandssumme. Die Gebühr nach Abs. 1 gilt nach Abs. 8 auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung ab.

Die vollen Gebühren stammen aus Tabelle C (Anlage 3 StBVV, Fassung BGBl. 2025 I Nr. 105). Die Zehntelbeträge sind daraus gerechnet, netto und je Monat. Viele Kanzleien vereinbaren Pauschalen; die Tabelle ist Referenz, kein Marktpreis.

Rechenbeispiel für ein Mandat und für vierzig

Die folgenden Zeiten und Sätze sind Rechenannahmen, keine Erhebung. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein.

80 Stunden im Monat sind bei angenommenen 130 produktiven Stunden gut 60 % einer Vollzeitstelle. Die Rechnung kippt, wenn die Annahmen nicht tragen: Liegt das Honorar am unteren Rand (2/10 wären 63,40 €), deckt es Fremdkosten in dieser Höhe nicht. Und Mandate mit vielen Kleinumsätzen brauchen mehr als 0,6 Minuten je Kontoumsatz, solange niemand die Zuordnung automatisiert. Rechnen Sie deshalb mit den Zahlen aus Ihrem Bestand: Kontoumsätze je Monat, tatsächliches Honorar, gemessene Bearbeitungszeit. Der Preisrechner von Abstimmwerk nimmt genau diese drei Werte entgegen und zeigt, welcher Teil des Honorars in der Kanzlei bleibt.

Vier Modelle im Vergleich

Anmerkungen zu den Spalten:

• Subunternehmer: Das Modell steht und fällt mit dem Qualitätsnachweis. Fragen Sie, woran Sie erkennen, dass die Bank abgestimmt ist, bevor Sie festschreiben.
• Freie Mitarbeit: Für beschäftigte Personen und Hilfskräfte gilt § 62 StBerG, für Dienstleister § 62a StBerG. Wo eine selbstständige Einzelperson einzuordnen ist und ob sie sozialversicherungsrechtlich selbstständig ist, sollte die Kanzlei mit ihrer Kammer und gegebenenfalls über die Feststellung des Erwerbsstatus nach § 7a SGB IV klären.
• Offshore: § 62a Abs. 4 StBerG lässt den Zugang zu fremden Geheimnissen bei Leistungen im Ausland nur zu, wenn der dortige Schutz dem inländischen vergleichbar ist, es sei denn, der Schutz der Geheimnisse gebietet dies nicht. Dazu kommen die Regeln der DSGVO für Übermittlungen in Drittländer.
• Software: Werkzeuge wie der Automatisierungsservice Bank liefern Vorschläge; geprüft und gebucht wird weiter in der Kanzlei. Was der Service leistet, beschreibt der Beitrag DATEV Automatisierungsservice Bank. Software und Dienstleister schließen sich nicht aus.

Berufsrechtliche Leitplanken: § 62a und § 6 StBerG

§ 62a StBerG regelt, unter welchen Bedingungen eine Kanzlei Dienstleistern den Zugang zu geschützten Tatsachen eröffnen darf. Die Punkte, die bei mandatsbezogener Buchungsarbeit zählen:

1. Erforderlichkeit (Abs. 1): Zugang nur, soweit er für die Dienstleistung nötig ist. Praktisch heißt das: Rechte nur für die freigegebenen Mandate.
2. Auswahl und Beendigung (Abs. 2): Der Dienstleister ist sorgfältig auszuwählen. Hält er die Vorgaben nicht ein, ist die Zusammenarbeit unverzüglich zu beenden.
3. Vertrag in Textform (Abs. 3): Verpflichtung zur Verschwiegenheit mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, Kenntnisnahme nur im erforderlichen Umfang, Regelung, ob weitere Personen herangezogen werden dürfen.
4. Einwilligung (Abs. 5): Dient die Leistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, darf der Zugang in der Regel nur mit Einwilligung des Mandanten eröffnet werden. Laufende Buchungsarbeit für ein Mandat ist genau dieser Fall.
5. Datenschutz (Abs. 8): Die Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten bleiben unberührt. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO steht neben dem Vertrag nach § 62a StBerG und ersetzt ihn nicht.

Die zweite Leitplanke betrifft die Bezeichnung der Leistung. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass „Buchhaltungsservice“ ohne erläuternden Hinweis irreführend ist, weil der Eindruck entsteht, die gesamte Buchführung könne übertragen werden (BGH, Urteil vom 25.06.2015, I ZR 145/14). Ein seriöser Anbieter nennt deshalb die Tätigkeiten beim Namen. Die Einzelheiten zu Vertrag und Einwilligung stehen im Beitrag § 62a StBerG: Dienstleister in der Mandantenbuchführung.

Checkliste: zwölf Auswahlkriterien für den Dienstleister

1. Leistung in Tätigkeiten beschrieben (Kontoumsätze kontieren, OPOS ausziffern, Klärliste), nicht als Oberbegriff?
2. Abgrenzung schriftlich: kein Abschluss, keine Voranmeldung, kein Festschreiben, kein Mandantenkontakt?
3. Qualifikation der verantwortlichen Personen nach § 6 StBerG belegt?
4. Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung und Belehrung nach § 62a Abs. 3 StBerG, auch für jede eingesetzte Person?
5. Liste der weiteren Personen und Unterauftragnehmer mit Standort, einschließlich Hosting und KI-Diensten?
6. Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit technischen und organisatorischen Maßnahmen?
7. Textvorlage für die Einwilligung des Mandanten vorhanden?
8. Arbeitsweg geklärt: eigener DATEV-Benutzer mit Rechten nur für freigegebene Mandate oder Lieferung als Buchungsstapel?
9. Nachweis je Lieferung: Saldo Bank gegen Kontoauszug, Summen je Konto, Liste der Klärfälle?
10. Umgang mit Ungeklärtem: Klärliste über ein vereinbartes Verrechnungskonto oder geratenes Gegenkonto?
11. Vertretung, Reaktionszeit und Kündigungsfrist geregelt?
12. Preis je Mandat vorab bekannt, Probelauf mit einem abgeschlossenen Monat möglich?

So sieht eine saubere Übergabe aus: Beispiel mit Saldo-Kontrolle

Am Ende zählt, was in DATEV ankommt. Ein Beispiel für einen Tag bei der Kessler Holzbau KG (SKR03): Anfangssaldo der Bank laut Kontoauszug 12.480,35 €, drei Kontoumsätze.

Drei Dinge sind daran prüfbar, ohne jede Zeile nachzubuchen: Der Endsaldo stimmt mit dem Kontoauszug überein. Jede Zahlung auf ein Personenkonto trägt die Rechnungsnummer im Belegfeld 1, sodass der offene Posten ausgeglichen wird. Und der ungeklärte Eingang steht sichtbar auf dem Verrechnungskonto und auf der Klärliste, statt auf einem geratenen Erlöskonto. Wie dieser Nachweis für einen ganzen Monat aussieht, zeigt das Muster-Abstimmprotokoll (PDF) mit Beispieldaten.

Abstimmwerk arbeitet nach diesem Muster als Dienstleister nach § 62a StBerG: Bankbuchungen und OPOS-Abstimmung für DATEV-Kanzleien, geliefert als geprüfter Buchungsstapel (EXTF) oder per Fernzugriff im DATEV der Kanzlei, mit Protokoll und Vertragspaket. Abschluss und Festschreiben bleiben bei Ihnen. Den Leistungsumfang beschreibt die Seite White-Label für Steuerkanzleien: Bankbuchungen und OPOS-Abstimmung in DATEV.

Quellen und Stand

Stand: 11.11.2026, Abruf aller Quellen an diesem Tag. Gesetzestexte sind sinngemäß wiedergegeben. Das BGH-Urteil wurde nach der verlinkten Besprechung ausgewertet. Der Beitrag ist keine Rechtsberatung; berufsrechtliche Fragen klären Sie mit Ihrer Steuerberaterkammer.

• § 62a StBerG – Inanspruchnahme von Dienstleistungen
• § 62 StBerG – Verschwiegenheitspflicht beschäftigter Personen
• § 6 StBerG – Ausnahmen vom Verbot der unbefugten Hilfeleistung in Steuersachen
• § 33 StBVV – Buchführung
• Anlage 3 StBVV – Tabelle C (Buchführungstabelle), BGBl. 2025 I Nr. 105
• § 7a SGB IV – Feststellung des Erwerbsstatus
• § 278 BGB – Verantwortlichkeit des Schuldners für Dritte
• Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 28 und Art. 44 ff.
• Betriebs-Berater: BGH, Urteil vom 25.06.2015, I ZR 145/14 – Mobiler Buchhaltungsservice
• DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1003221: ASCII-Import, Feldbeschreibungen für Standardformate (Belegfeld 1)

Häufige Fragen

Abstimmwerk bucht für Steuerkanzleien die Kontoumsätze ihrer DATEV-Mandate und stimmt die offenen Posten ab: Bankbuchungen in DATEV · OPOS-Abstimmung in DATEV · White-Label für Kanzleien · Festpreise je Mandat

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Den ganzen Monatsablauf von der Datenbasis bis zur Festschreibung beschreibt der Praxis-Guide zur Bank- und OPOS-Abstimmung mit DATEV.